UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS.
Fundada en 1551

FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES

UNIDAD DE POST GRADO

La Contabilidad Gubernamental como factor hacia la calidad total de la gestión financiera

TESIS
Para optar el Grado de:
Doctor en Ciencias Contables y Empresariales

AUTOR
Saturnino Alfonso Ugarte Silva

LIMA - PERÚ
2003

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN              4

CAPÍTULO I.  FUNDAMENTOS  DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL              6

1.1. EVOLUCIÒN DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN EL PERÙ.              6

1.2. CONCEPTOS              10

1.3. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.              11

1.4. PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS.              11

1.5. NORMAS INTERNACIONALES  DE CONTABILIDAD              13

1.6. NORMAS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CONTABLIDAD              14

1.7. ALCANCE DEL SISTEMA.              15

1.8. ÁREAS CONTABLES.              16

1.9. PROCESO CONTABLE              16

1.10. CARACTERÍSTAICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL INTEGRADA.              17

CAPÍTULO II.  LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, LOS AVANCES DE LA CIENCIA Y TECNOLOGÍA Y SU RELACIÓN CON OTROS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.              18

2.1. DEFINICIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.              18

2.2. LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN.              19

2.3. LA INFORMÁTICA.              19

2.4. BASES CIENTÍFICAS DE LA INFORMÁTICA.              20

2.5. APLICACIONES DE LA INFORMÁTICA EN LA CONTABILIDAD.              22

2.6. EL CONTADOR PÚBLICO Y LA INFORMÁTICA              25

2.7. LA REINGENIERÍA              26

2.8. LA REINGENIERÍA Y LA INFORMÁTICA              28

2.9. LA CALIDAD TOTAL              29

2.10. LA CALIDAD TOTAL PARA LA EFECTIVIDAD.              31

2.11. EL SISTEMA BÁSICO DE LA CALIDAD TOTAL              32

2.12. LA INFORMÁTICA Y LA CALIDAD TOTAL              36

2.13. IMPLANTACIÓN DE LA CALIDAD TOTAL              36

2.14. MONITOREO DE LA CALIDAD TOTAL              37

2.15. LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL              39

CAPÍTULO III.  PROYECTO ALTERNATIVO DEL ROL DE LA GUBERNAMENTAL COMO ELEMENTO INTEGRADOR DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE GOBIERNO              44

3.1. PRESENTACIÓN              44

3.2. FUNDAMENTOS              45

3.3. CONTENIDOS DEL PROYECTO              46

3.3.1. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL              46

3.3.2. INSTRUMENTALIZACIÓN DEL SISTEMA.              52

3.3.2.1. DEL PLAN CONTABLE              52

3.3.2.2. INTRODUCCIÓN DE COSTOS EN EL PLAN CONTABLE              58

3.3.2.3. LA CONTABILIDAD DE COSTOS DE ENTIDADES DE GESTIÓN              62

3.3.3. SISTEMATIZACIÓN INTEGRAL DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA.              67

3.3.4. EL CONTADOR PÚBLICO, SU ROL EN EL SISTEMA              83

CONCLUSIONES              91

RECOMENDACIONES              92

BIBLIOGRAFÍA              95

INTRODUCCIÓN

El desarrollo científico tecnológico ha generado grandes y profundos cambios en todos los sistemas del mundo. Hoy en día este mundo moderno exige de las instituciones, eficiencia y calidad competitiva de acuerdo con los cambios que se van operando continuamente.

Actualmente este avance científico tecnológico mencionado, está planteando sustantivas modificaciones, tanto  en el ámbito como en el internacional, de los procesos productivos y la administración de las organizaciones. Por tanto la Contabilidad Gubernamental, ,como Sistema Administrativo, integrador de la Administración Financiera de Gobierno, debe contar con elementos conceptuales avanzados, integrados en forma sistemática, con un verdadero sentido humanistas y con elementos de sus experiencias y su utilidad como medio de información, control y servicio social.

La presente investigación sobre el rol que desempeña la Contabilidad Gubernamental en la Administración Pública, centra su atención en los aspectos anteriormente mencionados y partiendo de una percepción diagnóstica de los usuarios, hace una propuesta teórica metodológica.

El trabajo consta de tres capítulos.

PRIMER CAPÍTULO: Trata de los fundamentos del Sistema de Contabilidad Gubernamental.

SEGUNDO CAPÍTULO: Se efectúa la relación de la Contabilidad Gubernamental con los avances de la ciencia y tecnología y con otros sistemas administrativos.

TERCER CAPÍTULO: Presenta el Proyecto Alternativa del Rol de la Contabilidad Gubernamental, como integrante de la Administración Financiera de Gobierno. La propuesta ofrece una alternativa de solución integral.

Los 25 años de servicios en la Administración Pública aunados a la formación valorativa y profesional, me comprometieron a efectuar este trabajo que podría servir como posta en el largo camino de la perfección del sistema.

Mg. Saturnino Alfonso Ugarte Silva

CAPÍTULO I.
FUNDAMENTOS  DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

1.1. EVOLUCIÒN DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL EN EL PERÙ.

En el Perú, los antiguos peruanos realizaron la hazaña de tener un Estado  sin poseer la estructura. Unas cuerdecitas anudadas (quipus) les permitieron salir de las penumbras de la epocas e ingresar de pleno en la vida civilizada.

Para leer correctamente las cifras de un quipu, hay que tener presente,  ante todo, que en cada cuerda solo se da un número y que esto debe ser leído de arriba hacia abajo. Aunque con los quipus haya sido posible hacer los cálculos, los Incas, al igual que los pueblos que no han tenido una numeración de posición, recurrieron al ábaco, que ellos llamaron yapana, que fue una especie de damero con escaques en forma de hoyos, en los cuales se colocaban y movían las fichas o marcadores de contar que eran generalmente maíces o frijoles y a veces también piedrecitas de distintos colores. Fue una especie de tabla calculadora incaica.

Los “Contadores Letrados” recibieron el nombre de Quipucamayocs y se dedicaban exclusivamente al oficio de preparar e interpretar las cuerdas  de nudos en todos sus grados y categorías.

Ya en la República, de acuerdo con la información que posee el autor de la presente Investigación, la Contabilidad aplicada en el Gobierno, recibió la denominación de Contabilidad Administrativa y  fue una Contabilidad simple.

En 1845, cuando gobernaba  el país el Mariscal Ramón Castilla, nació la Contabilidad oficialmente en Gobierno. Al institucionalizar el Presupuesto como herramientas de planificación, institucionó también la obligatoriedad de hacer Contabilidad.

En 28 de octubre de 1895, se expide la Ley de Contabilidad de los Ministros en la que se señala que cada Ministerio llevará la cuenta correspondiente a sus respectivas ramas, asentando en el haber las correspondientes partidas mensuales de su presupuesto y en el debe los gastos ordenados. Esta cuenta correría a  cargo de un contador especial y seria consultada antes de disponer cualquier gasto.

En 10 de mayo de 1917, se expide el Reglamento de Contabilidad Administrativa que tuvo 251 artículos y 7 títulos. En este ordenamiento legal, se dispone que el período  contable para los colegios sea de 1° de marzo a 28 de febrero, la obligatoriedad de llevar libros como Caja, Diario, Mayor, de partidas de presupuestos.

En el artículo 78 se dispone que la Contabilidad se llevaría en los siguientes libros[1]:

·         Libramientos talonados.1

·         Registro de libramientos expedidos

·         Cuenta corriente a las partidas del Presupuesto del Ministerio.

·         Registro de Créditos Reconocidos.

·         Gastos delegados a los prefectos.

·         Deudores al fisco.

Extracto Trata de Tesorería, Presupuesto, Rentas Nacionales y Crédito Público. Dedica el título V a la Cuenta General.

Mediante Ley Orgánica de presupuesto N° 4598 del 23 de diciembre de 1922 se establece que cerrado un ejercicio financiero, se procederá a su balance (artículo 23). Además en su artículo 25 indica que la Cuenta General comprenderá en su título primero: Balance del ejercicio, el título segundo, Cuenta de Ingresos del ejercicio, en el título tercero: Cuenta de los egresos del ejercicio.

La ley 14816, Ley Orgánica del Presupuesto Funcional de la República de 16 de enero de 1964, deroga la Ley 4598 y a la fecha sigue vigente en las partes no derogadas. Fue complementada por la ley 16360.

En el artículo 68 establece que la Contraloría General de la República creada por ley 6784, debe reglamentar los sistemas de Contabilidad por programas de la totalidad del Sector Público Nacional.

En cumplimiento a la norma anterior, el Contralor César Salazar Sauza, el 10 de abril de 1964 expide el Reglamento de Contabilidad Administrativa para el Gobierno Central.

Señala en el artículo tres que los contadores mantendrán la contabilidad y ejercerán las demás funciones relacionadas con el control de la ejecución del presupuesto de las unidades de su cargo, con la previa autorización de los Directores  de Administración[2].

Establece los procedimientos de Contabilidad para la ejecución de presupuestos, tanto compromisos y pagos, establece asimismo cuentas, estados y formularios, libros (mayor auxiliar de partidas presupuestarias, libro bancos, caja, etc.).

Con el advenimiento del gobierno militar instaurado el 3 de octubre de 1968, se inició una reforma en el aparato estatal, incluyendo la de la Contabilidad.

Con la llegada de expertos de la OEA, entre ellos el Colombiano Alvaro Mosquera se dictó la R.M. 023-71.EF/73 del 13 de enero de 1971 donde se deja sin efecto el Reglamento de Contabilidad Administrativa para el Gobierno Central expedido el 10 de abril de 1964 y mediante Resolución Directorial N° 03-EF/73 del 29 de diciembre de 1970, se aprueban las “Normas Básicas para la Contabilización Integral del as transacciones de los ministerios y sus dependencias regionales” que rige a partir del 1° de enero de 1971. este dispositivo adquirió fuerza de ley con el D.L. 19016, de 9 de noviembre de 1971.

Las referidas normas establecen los procedimientos de contabilidad, precisando niveles operacionales, contabilización por áreas, características y diagramas básicos del proceso contable (documentos fuentes, libros, estados financieros y presupuestarios).

Se establece un plan de cuentas y por primera vez el uso de la partida doble.

El dispositivo anterior en su primera etapa, abarcó solo a los ministerios; en 1973, el D.L. 20164 amplía su aplicación de las normas básicas a las Instituciones públicas descentralizadas, seguro social, sociedades de Beneficencia Pública y gobiernos locales a partir del 1° de enero de 1974.

Mediante R.D. 017-77-EF/73-01 del 14 de setiembre de 1977, se aprueba la metodología para la elaboración de los Estados Financieros y Presupuestarios, donde se establece ésta, para la formulación y presentación de estados financieros y presupuestarios.

Con Resolución Directorial N° 19-73-EF/73-01 del 3 de diciembre de 1973, se aprueban las Normas Básicas para la contabilización de la captación de recursos financieros “y que coprende el universo de las entidades públicas sujetas al Sistema de Contabilidad Gubernamental, cuya finalidad es la capacidad de recursos (hoy conocidos como SUNAT Y SUNAD) y el Tesoro Público. Su vigencia a partir del 1° de enero de 1974).

El 30 de diciembre de 1977 se aprueba mediante R.D. N° 027-77-EF/73-01, la metodología para el "Informe de Evaluación de gestión gubernamental” que es la memoria financiera - presupuestal de la entidad pública. Con Resolución Directorial N° 071-80-EF/76-01 del 20 de noviembre de 1980, se aprueba el Plan Contable Gubernamental con vigencia a partir de 1981 estableciéndose nueve clases, más  la del orden, a diferencia de la que estaba vigente que contaba con cinco clases y tenía cuentas con tres dígitos.

En el transcurso de la existencia del Plan Contable como Sistema de Contabilidad Gubernamental cuenta con 43 directivas, siendo los números 40 del 5 de octubre de 1992 y la N° 41 del 18 de febrero de 1993, los que simplifican los procedimientos contables, modifican el Plan Contable Gubernamental y establecen normas permanentes del cierre contable de las operaciones, al finalizar cada ejercicio presupuestario.

La última directiva es la N° 43 del 13 de enero de 1995 que establece la formulación del Estado de flujos de efectivo.

1.2. CONCEPTOS

La Contabilidad Gubernamental es la disciplina que se trata del estudio económico y financiero de la Hacienda Pública, permite evaluar la gestión administrativa del Estado.

La Contabilidad Gubernamental abarca un conjunto de principios, normas y procedimientos que se aplican para registrar las transacciones que realizan los entes públicos con la finalidad de elaborar estados contables sobre su situación económico, financiero, presupuestal.

La Contabilidad Gubernamental es el medio para ordenar todas las operaciones tomando como meta la exposición analítica y global de la situación financiera del Estado.

Se fundamenta en la administración integral  del patrimonio nacional y del presupuesto público, requisito sin el cual no es posible obtener una visión de conjunto del Estado como ente promotor del progreso económico y social del Perú.

Para el Instituto Latinoamericano de Ciencias Fiscalizadoras, la Contabilidad Gubernamental permite medir y registrar en términos monetarios las operaciones programas y actividades llevadas a cabo por el Estado, sus entidades y organismos componentes.

La Asociación Latinoamericana de Presupuestos Públicos, considera que la Contabilidad Gubernamental es “parte de la contabilidad de la que se extraen sus principios y preceptos a veces adaptándolos, para prescindir una serie de técnicas destinándolos a captar, clasificar, registrar, resumir, comunicar e interpretar la actividad económica, financiera  administrativa, patrimonial y presupuestal del Estado, implementando un sistema de información de las organizaciones públicas y enmarcándose en una estructura legal predefinida.[3]”

1.3. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.

El Sistema  Contable debe ser diseñado y  estructurado en base a los objetivos del ente en que se aplique.

Dicho la anterior podemos mencionar como objetivos de la Contabilidad Gubernamental.

1. Mostrar la rendición de cuentas para hacer conocer a la ciudadanía en general, la situación patrimonial y presupuestal del Estado a través de la Cuenta General de la Republica.

2. Analizar la eficiencia de la gestión y de la eficacia de los programas del ente.

3. Asegurar el cumplimiento de la Ley en la ejecución Presupuestal y en general de las diferentes transacciones que realiza el ente gubernamental.

4. Orientar la gestión administrativa para asegurar el uso eficiente de los recursos del Estado.

5. Medir el avance y cumplimiento de las metas del Gobierno, así como la distribución e impacto social del origen y aplicación de los recursos públicos.

1.4. PRINCIPIOS GENERALMENTE ACEPTADOS.

Son el conjunto de conceptos básicos, reglas, presupuestos, que condicionan la validez técnica  del proceso contable y su expresión final traducida en estados financieros. Este concepto describe el principio contable como guía para una acción; esto es, los principios contables no detallan  exactamente cómo debe registrarse cada acontecimiento de una organización.

Los profesionales consideran en términos generales que existe uniformidad en el reconocimiento de los principios básicos de contabilidad. Esto ha conducido a la utilización de la expresión “principios generalmente aceptados”, cuando un examen de los principios divulgados por organismos representativos de la profesión a nivel nacional e internacional, revela una gran diversidad de conceptos sobre tales principios fundamentales.

Así tenemos que la VII Conferencia Interamericana de Contabilidad en Mar de Plata (Argentina), se aprobaron catorce principios:

1. Equidad.

2. Ente.

3. Bienes Económicos.

4. Moneda de Cuenta.

5. Empresa en Marcha.

6. Valuación al Costo.

7. Ejercicio.

8. Devengado.

9. Objetividad.

10. Realización.

11. Prudencia.

12. Uniformidad.

13. Materialidad.

14. Exposición.

El Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASC) agrega uno más: "Acumulación" y menciona "Negocio en Marcha" en lugar de Empresa en marcha" y "Consistencia por Uniformidad".

Todos los principios son de cumplimiento por parte del profesional Contador Público al servicio del gobierno cuando procesa información para obtener productos contables.

1.5. NORMAS INTERNACIONALES  DE CONTABILIDAD

Se pueden definir las normas como especificaciones individuales y concretas de los conceptos que integran los estados financieros.

La Comisión Interamericana de Normas para el Señor Gobierno, desarrolló en su oportunidad esta investigación y concluyó, con solidez conceptual y rigor metodológico que, las Normas Internacionales son aplicables a los gobiernos en distintos grados y niveles.

De las normas emitidas  por IASC se determinó que 23 son aplicables, siendo las restantes  inaplicables. Sin embargo, el grado de aplicabilidad de las normas de IASC, está sujeto a las políticas y prácticas utilizadas por el Sector Gobierno y la similitud con las políticas y prácticas delineadas en las normas.

Las normas fueron revisadas y clasificadas en cuatro niveles como se muestra a continuación:

·         PRIMER NIVEL: Completamente aplicables.

·         SEGUNDO NIVEL: Aplicación importante con modificaciones menores.

·         TERCER NIVEL: No aplicable.

·         CUARTO NIVEL: Aplicable en algunos países.

En el Perú mediante Resolución N° 05 del Consejo Normativo de Contabilidad se precisa que los costos financieros deben ser preparados en observancia de las Normas Internacionales en la que le sean aplicables.

1.6. NORMAS DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CONTABLIDAD

Mediante Resolución Ministerial N° 801-81-EF del 17 de setiembre de 1981, se aprobaron las siguientes normas:

01.- METODOLOGÍA CONTABLE.

Cuyo objetivo es, establecer por escrito procedimientos de autorización, ejecución, revisión, registro y control de las operaciones financieras, a fin de uniformar criterios en las técnicas y procedimientos contables, así como en el ordenamiento, significado y mecanismo de las cuentas.

02.- USO DE FORMULARIOS PRE NUMERADOS.

Su objetivo es, mantener  registros de operaciones específicas para evitar el uso de formularios en forma indebida y lograr un ordenamiento en el desarrollo de las operaciones.

03.- DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA.

La finalidad es, permitir el conocimiento de la naturaleza, objetivo y resultados de las operaciones financieras o administrativas que tengan incidencia contable.

04.- VERIFICACIÓN INTERNA.

Cuyo objetivo es, señalar las acciones a  seguir a fin de practicar el control previo interno en todo el proceso de las operaciones financieras y/o administrativas que tienen incidencia contable, mediante métodos y procedimientos que garanticen la legalidad, veracidad y conformidad de dichas operaciones.

05.- VALUACIÓN Y DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO

Es decir, tener información real, referencial y/o actualizada del valor monetario de los bienes considerados dentro del activo fijo.

06.- CONCILIACIÓN DE SALDOS.

Asegura a través de pruebas de comprobación y verificación de saldos, la utilidad y confiabilidad de la información financiera producida.

1.7. ALCANCE DEL SISTEMA.

La Contabilidad como medio para ordenar las transacciones, teniendo como meta la exposición analítica y global de la situación financiera del Estado, requiere una adecuada implementación, en tal sentido, la Contabilidad Gubernamental está estructurada en tres niveles operaciones debidamente relacionados entre sí mediante un conducto regular de comunicación.

a) Nivel Nacional: Operaciones realizadas por la Contaduría de la Nación, como unidad central del Sistema Contable del País, a fin de formular la Cuenta General de la República.

b) Nivel Central o Institucional: Realizado por los Ministerios o Dirección General de Administración u Oficina que hagan sus veces:

15. Oficina general de Administración de cada Ministerio.

16. Tesoro Público

17. SUNAT.

18. SUNAD.

19. Crédito Público.

c) Nivel Regional : Realizado por las oficinas periféricas que depende del Nivel Central.

1.8. ÁREAS CONTABLES.

Para efectos de su contabilización, las transacciones se agrupan por Áreas de actividad homogénea, a fin de facilitar su registro y control, se identifican las siguientes:

20. Fondos.

21. Bienes.

22. Presupuesto.

23. Tributación.

24. Endeudamiento.

25. Integración Contable.

1.9. PROCESO CONTABLE

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COMENTARIO

37. DOCUMENTOS FUENTES

Son todos aquellos documentos que se utilizan para sustentar las Áreas de Fondos, Bienes y Presupuesto; sirven como elemento básico para recolectar información con que se inicia el ciclo contable.

38. LIBROS

Anotaciones o registros de las operaciones en libros de Contabilidad.

Se clasifican en: Principales y Auxiliares.

1.10. CARACTERÍSTAICAS DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL INTEGRADA.

A. Unidad de caja

B. Paralelismo y Simultaneidad Contable

C. Obligatoriedad del Compromiso

A. UNIDAD DE CAJA.- El sistema está planteado con el sentido de contribuir a que se mantenga el concepto de la Unidad de Información de los mecanismos del manejo de los fondos públicos. Asimismo, prevé el control centralizado de los recursos monetarios en todo momento, sin que sea indispensable contraer el uso de las disponibilidades en detrimento de la capacidad operativa de la administración.

B. PARALELISMO Y SIMULTANEIDAD CONTABLE.- Esta característica establece un paralelismo entre las operaciones del proceso contable financiero y las incidencias del proceso contable presupuestario. La similitud en la registración de los hechos reales a través de la Contabilidad Patrimonial o Financiera y las afectaciones sincronizadas de la Contabilidad Presupuestaría.

Dentro de esta característica, a toda operación real corresponde paralela y simultáneamente una operación presupuestaría.

C. OBLIGATORIEDAD DEL COMPROMISO.- En esta característica está contemplado el procedimiento obligatorio del registro contable de las cuentas por pagar y compromisos presupuestarios, previo al pago y a la ejecución presupuestaría correspondiente, con la finalidad de fortalecer el control interno.

CAPÍTULO II.
LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL, LOS AVANCES DE LA CIENCIA Y TECNOLOGÍA Y SU RELACIÓN CON OTROS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

2.1. DEFINICIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Un sistema de información es, un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen:

·         El Equipo Computacional.

·         El recurso humano que interactúa con el sistema de información.

·         Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema.

·         Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados.

Asistimos actualmente al advenimiento de la “era de la información”

La información ha propiciado la “revolución del conocimiento” impulsada por la tecnología. Se constituye una potente arma competitiva que  contribuye a potenciar capacidades.

Al respecto, George R. Terry nos dice: “La información es el alma de una empresa moderna. Para ser útil, adecuada y propia, la información debe ir a la persona indicada, en el momento oportuno y en la forma correcta.”

Más adelante explica: Información es el cúmulo de datos llenos de significado que comunican conocimientos útiles.

2.2. LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN.

Informatizarse o morir! Exhortó Servan Schreiber en la década de 60, declarando premonitoriamente, a la Información como el elemento del conocimiento más importante del mundo empresarial, Alvin Toffler, al vivir los inverosímiles avances tecnológicos en el campo cibernético en la década de los 80, reafirma este precepto al demostrar que la INFORMACIÓN constituye un poder tan o más valioso que la fuerza motora de la industria o del mismo capital.

Vivimos la Era de la Información. Acabamos de terminar la Era Industrial. A todas luces podemos considerar a priori que hoy por hoy el desarrollo de los pueblos camina por el lado del manejo de la información en todas sus formas: visuales, auditivas, conceptuales, cuantitativas, cualitativas, comparativas, etc.

Si observamos  la evolución de los países a lo largo de los últimos 40 años, se puede comparar las marcadas diferencias que se han producido en su desarrollo. Son tan grandes dichas diferencias que han establecido abismales distancias entre los modos de vida, las costumbres, las proyecciones y la propia autoestima de sus pueblos. Los Sudeste-Asiáticos han sido protagonistas de una de las más asombrosas revoluciones de los últimos tiempos, que los ha conducido a una situación de progreso tecnológico y social, y los ha ubicado en u lugar prominente en el plano internacional.

Cabe preguntarse cuál ha sido la fórmula de dicho éxito. La respuesta no es simple, pues, son muchos los factores involucrados, pero uno de ellos es sin lugar a dudas el pivote del triunfo: el progreso abrumador en las Tecnologías de la Información.

2.3. LA INFORMÁTICA.

En sus inicios se le definió a la informática como un recurso de técnicas, hoy es la ciencia que estudia los procedimientos que se deben aplicar en una organización para obtener sistemas de Información automática. También se le reconoce como la Ciencia del manejo eficaz de la Información. La eficiencia se logra con el apoyo de las computadoras.

El ámbito profesional en general, constantemente se ve auxiliado con el uso de herramientas computacionales, no solo en el proceso de datos cuantitativos, como fue en su etapa inicial, sino cada vez con mayor incidencia y asombro en los procesos cualitativos. En la medicina por ejemplo, se viene ejecutando la Tomografía computarizada. En las empresas se observa el uso del correo electrónico, barras magnéticas y procesadores de imágenes.

El computador en “masculino” o La Computadora en femenino” constituyen máquinas programables con memoria que tienen capacidad para retener información y volcarlas al exterior cuando el usuario lo desee, en el orden y aspectos que estime oportuno. Son, en este sentido, ordenadores, es decir cerebros electrónicos.

2.4. BASES CIENTÍFICAS DE LA INFORMÁTICA.

Norbert Wiener planteó un cambio conceptual del concepto de información al descubrir que todos los seres vivos, para subsistir, necesitan comunicarse y recibir información de los condicionamientos del medio  en que se desarrollan, desde una ameba hasta el hombre.

En esta forma demostró que la información no solo es patrimonio del hombre.

Por otra parte, Claude Shannon descubrió las leyes fundamentales de la transmisión de las señales, símbolos que encierran información significativa, por los canales de información de cualquier tipo (éter espacial, cable, radio, televisión, revistas, libros, etc.). Es este autor, el creador del modelo de comunicación cuyos elementos son:

a. El transmisor o fuente de información.

b. El receptor o el destinatario a quien se envía la información en forma de mensaje, en la expectativa de recibir una respuesta.

c. El código, que es el lenguaje simbólico por el cual el transmisor envía un mensaje al receptor, quien debe de codificarlo para dar una respuesta.

d. El canal que es medio a través del cual se envía el mensaje.

La informática como ciencia, se ha convertido en el fundamento de la actividad humana (saber, noticias, investigación, mercado etc), que al lado de la energía y materia, ha surgido como un gigante del movimiento del mundo moderno.

Como sabemos, en el mundo físico la materia se encuentra en movimiento, y la energía que es la medida general de las diferentes formas del movimiento de la materia (mecánica, térmica, electromagnética, nuclear, gravital, etc) eran concebidas como las gigantes que regían el mundo físico, pero con el descubrimiento de la informática y su ampliación a la cibernética (estudia organismos artificiales análogos a los seres vivos), nos ha revelado una propiedad más del mundo material, que no es ni materia, ni energía, sino es la información.

La electrónica, ciencia desarrollada tan aceleradamente en los últimos tiempos, ha incursionado en todos los campos de la ciencia a tal extremo que está dando lugar a una nueva revolución de la actividad humana a fines del siglo XX y principios del siglo XXI, la denominación Revolución Electrónica del siglo, también ha apoyado decisivamente al desarrollo económico, social y acelerado los avances en el campo de la informática en una relación dialéctica.

La Informática y la Electrónica, están dando pasos agigantados en el procesamiento de la información, en tiempos cada vez más cortos y con una capacidad mayor.

A esto se agrega, una revolución audiovisual más potente y eficaz. Esta revolución está repercutiendo en la orientación de nuestras vidas y nuestras profesiones.

El usuario de la información, se ha convertido en uno de los protagonistas de la vida moderna y lo va ser por mucho tiempo, ya que su posesión oportuna y exacta, comporta poder.

La información guardada sistemáticamente, se denomina Banco de Datos. En la elaboración de estos bancos de datos, intervienen tres elementos:

·         Expertos en informática.

·         Científicos de la documentación.

·         Especialistas en bancos de datos.

2.5. APLICACIONES DE LA INFORMÁTICA EN LA CONTABILIDAD.

La contabilidad considera como una ciencia social, que tiene por objeto controlar y administrar el patrimonio y presupuesto de una entidad contable y de las variaciones que sufre éste como consecuencia de una gestión, está íntimamente vinculada con los avances de la informática y la cibernética del mundo moderno.

En este caso el patrimonio pertenece a la entidad contable, y la entidad contable es un sistema.

El control patrimonial y presupuestal se realiza a través del método contable o “Teneduría de libros” que tiene como base la operatividad, el principio de la partida doble.

El método contable, modernamente es considerado como un sistema de información compuesto por tres etapas:

·         La primera etapa es la entrada de datos, que ordena y clasifica contablemente en registros auxiliares, para luego pasar a los libros contables.

·         La segunda etapa, que consiste en procesar los datos a través de las operaciones de inventar, Jornalizar, mayorizar, comprobar y generalizarlos.

·         La tercera etapa de salida de información útil para la toma de decisiones a través de los estados financieros y estados de producción.

Según Staley R. Pylipow, participante del último Congreso Mundial de Contabilidad, dice que en la historia reciente, el mundo ha asistido a tres de las mayores revoluciones.

·         La revolución industrial.

·         La revolución tecnológica.

·         La revolución electrónica.

Cada revolución trajo consigo un mayor cambio en el mundo de los negocios y por tanto en el mundo de la contabilidad.

La Revolución Industrial tuvo como resultado una explosión en la manufactura y la creación de grandes corporaciones. Como la industria se extendió, el número de compañías que entraron al mercado creció rápidamente siendo competitivas hasta cierto punto, ya que muy pronto se fusionaron en grandes empresas industriales, esto dio lugar a la aparición de nuevas especialidades en contabilidad, tales como Contadores de Costos, al reconocer a los costos como una necesidad de información para tomar decisiones estratégicas en el mercado. El reino de los contadores de Costos apareció en el año 1790 hasta le presente en la Contaduría Pública tiene prevista implantar costos en el Sector Público.

Después de la Segunda Guerra Mundial surge la Revolución Tecnológica como una respuesta a la reconstrucción de las naciones destruidas por la guerra y por la competencia de las grandes potencias por conseguir la supremacía bélica, en especial durante los años de la guerra fría, donde la investigación científica se convirtió en el motor del desarrollo tecnológico.

La tecnología se extendió a la Ciencia de la Comunicación como una necesidad del acelerado cambio de las comunicaciones, donde las distancias y los tiempos se hacen cada vez mas cortos. Se crea así, las primeras máquinas de procedimiento de datos con lo que se inicia la era de la informática.

La Revolución Electrónica incursiona en las comunicaciones a través de la Informática y en especial de la Cibernética, las cuales han tenido un impacto decisivo en el avance de la Contabilidad, en lo concerniente al procesamiento de los datos contables, en el control que los sistemas contables establecen dentro de las organizaciones públicas y privadas y en la elaboración de la información contable para la toma de decisiones. En este caso, el concepto de control se refiere no solo a evaluación de metas sino a la actividad organizativa encaminada a la consecución de objetivos determinados.

Para nadie que está inmerso en  el tema, es desconocido que los procesos contables están relacionados con el registro y manejo de gran volumen de datos, orientados a resultados que necesariamente tienen que ser expuestos a través de una secuencia estructurada de dichos procesos.

Hace más de treinta años que estos procesos, en determinadas empresas, pasaron a ser mecanizados y procesados, rápida y secuencialmente por computadoras. Hoy en día sigue ocurriendo lo mismo, pero con la diferencia que el ámbito es más amplio. Ahora hasta la pequeña empresa utiliza los PC’s para “llevar” su contabilidad.

Al margen de esta coyuntura, se han multiplicado los programas de apoyo al análisis Financiero por ejemplo. Es así que las hojas de calculo tipo Excel son utilizadas con mucha frecuencia, por lo cual se podría decir que el computador se ha convertido en una herramienta invalorable en las labores de una oficina contable.

No es preciso que los Contadores Públicos  sean expertos conocedores de técnica de diseño de sistemas menos aún programación de computadoras, aunque sí, se hace necesario que conozcan sus fundamentos y la lógica procesal para delimitar los sistemas contables.

El saber los fundamentos de análisis estructurados de sistemas así como la lógica de programación de computadoras permite un mejor desempeño en el campo profesional. Los sistemas integrados de contabilidad, sean estos “paquetes” o “a la medida”, que sirven de soporte para una eficaz información gerencial, deben ser manejados en su esencia por los Contadores Públicos.

La variedad de software de contabilidad y la inmediatez para proporcionar la información, plantean un nuevo “lenguaje” que debe manejar el profesional contable. Es decir, debe capacitarse en terminología de cómputo e informática, de tal manera que le permita la fluida comunicación con los ingenieros de sistemas, analistas y programadores.

Siendo la Contabilidad el epicentro de la informática su relación con la automatización reviste caracteres umbilicales. Es por ello que el Contador Público tiene que utilizar el computador como una herramienta primordial en el funcionamiento de su área. Lo que se debe evitar es que se “sumerja” en la máquina y convierta su escritorio en un “mueble con pantalla”, corriendo el riesgo, sin desearlo, de abandonar sus funciones como contador.

La Contabilidad, para controlar y administrar el Patrimonio y presupuesto de las entidades contables, puede utilizar el sistema Automático de Control, con lo cual el Contador dejaría de ser un registrador de datos para convertirse en un evaluador, analista y asesor de la gestión empresarial, pasando de esta manera a formar parte del grupo de asesores de la Dirección de la Empresa. Esta aseveración también es válida para los Contadores Gubernamentales que deben asesorar al Gobierno.

En estos últimos tiempos el usuario de la información se ha convertido en uno de los protagonistas de la vida moderna -hemos dicho- y va a ser por mucho tiempo, ya que su posesión de información valiosa y uso oportuno, comporta poder.

El procesamiento de datos y los métodos de registros clásicos han quedado obsoletos frente a los registros electrónicos y archivos microscópicos, los cuales archivan grandes almacenes de información ahorrando tiempo y espacio en los llamados bancos de datos.

Otro hecho revolucionario, derivado de los adelantos de la Información y la Cibernética, es la comunicación a distancia en corto tiempo en la forma audiovisual, lo que ha hecho posible el diálogo directo y la teledocumentación inmediata, haciendo más ágiles y  oportunas las decisiones sobre los negocios y los intercambios científicos y tecnológicos. En esta  forma se está creando una nueva industria: “La Industria del Saber”. Esto significa que las bibliotecas mundiales estarán al alcance de todos y guardadas en espacios cada vez más reducidos. Un ejemplo de ello es el  Internet.

La Contabilidad del Futuro tendrá que tener en cuenta estas nuevas formas del flujo de información para programar sus actividades dentro del nuevo contexto cibernético y robotizo del Siglo XXI.

2.6. EL CONTADOR PÚBLICO Y LA INFORMÁTICA

Durante esta dos últimas décadas, como toda expresión del conocimiento humano, los sistemas de contabilidad han sido sometidos a compulsa, en forma sorpresiva e impetuosa por el cada vez más impactante avance tecnológico, ocurrido en el área de la computación e informática.

Los logros extraordinarios obtenidos en esta área no tienen límites de ninguna índole. Sus aplicaciones como herramienta básica, están provocando violentos cambios en el quehacer de casi todas las ciencias y técnicas, por lo que se acepta con facilidad que el desarrollo experimentando, sea considerado como el más grande y notable del siglo y, a su vez, de aliento, por su amplio espectro  instrumental en todas las disciplinas. Se afirma que ha superado todas las creaciones realizadas por el hombre.

En los sistemas contables se revela la importancia instrumental, desde el procesamiento voluminoso de los datos incluyendo calidad, contenido, presentación y su tratamiento integrado en inverosímil millonésima parte del segundo, hasta la forma, exactitud y oportunidad del suministro útil de la información en el lugar que se desea.

En este contexto, el Contador Público como todo profesional no tiene otra salida que la de informatizarse para cumplir sus funciones concordantes con los nueva tecnología.

2.7. LA REINGENIERÍA

Reingeniería es la revisión fundamental y el rediseño radical del procesos para alcanzar  mejores espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”[4]. Esta definición contiene cuatro palabras claves a decir de Hammer y Champy, en su obra "Reingeniería". Estas son: fundamental, radical, espectacular y procesal.

La reingeniería, significa cambiar radicalmente la forma en que hacemos nuestro trabajo. El trabajo es la forma en que creamos valor para los usuarios de los bienes y servicios públicos. Reingeniería, significa entonces, repensar y reidear radicalmente los procesos mediante los cuales creamos valor y trabajamos.

La reingeniería, es de urgente aplicación en entidades en los que los usuarios están abandonados, el desempeño financiero presupuestal ha descendido y en los que contemplan un futuro lleno de problemas.

Para poner en marcha la reingeniería se debe detectar cuáles son los procesos que producen quejas o insatisfacciones de los usuarios y porqué los servicios son muy costosos.

Al contrario de lo preconizado por tanto tiempo, es preciso dejar la mentalidad de una sola función y asumir varias. Hay que realizar lo necesario para tener contento o satisfecho al usuario. Se debe crear una cultura orientada hacia los resultados y el trabajo, en lugar de aumentar los gastos administrativos. Se debe considerar  aquellos factores o elementos que produzcan valor agregado.

Uno de los objetivos de la reingeniería es minimizar la cantidad de recursos de la administración.

El público se ha quejado siempre de la burocracia. Esta no es un problema, la burocracia fue la solución para los problemas creados por el trabajo fragmentado. Hoy estamos en un mundo de competencia intensa donde el trabajo directo o especializado no es el único tema que preocupa. La velocidad es un asunto crucial y también son la calidad de servicio que podemos entregar y los costos generales. En la reingeniería los trabajadores profesionales se concentran en resultados, en la población usuaria en vez de tareas y los gerentes deben ser líderes coordinadores. La reingeniería, debe llevarse acabo por gente que tenga la autoridad  para vigilar el proceso de un extremo a otro, de arriba hacia abajo.

Al implantarse la reingeniería en el Sector Público no debería ser traumática ni producir conflictos sociales, salvo que la razón para ejecutarla  sea compulsiva. Esta acción no excluye el dialogo que disipe la  resistencia y el temor.

El proceso se inicia preguntando a la población usuaria, cómo ellas quieren tratar con nosotros, luego se debe identificar los puntos críticos, mejor aún si es  acompañada con la Contabilidad de costos basada en programas, actividades. Finalmente conseguir profesionales y líderes.

Sin embargo la reingeniería en el Sector Público, caen en riesgo y está es la presión política o de grupo.

2.8. LA REINGENIERÍA Y LA INFORMÁTICA

Una organización que no pueda cambiar su modo  de pensar acerca de la informática no se puede rediseñar.

La informática desempeña un papel crucial en la reingeniería de entidades, pero también es muy fácil utilizarla mal. La informática, en el más alto grado de la tecnología moderna, es parte de cualquier esfuerzo de reingeniería, un capacitador esencial, porque  permite a las entidades rediseñar sus procesos. Pero, así como los problemas de un Gobierno no se pueden resolver en función del gasto, tampoco el solo hecho de destinar más computadores a un problema existente significa que se haya rediseñado. En realidad, el mal uso de la tecnología puede bloquear la reingeniería porque refuerza las viejas maneras de pensar y los viejos patrones de comportamiento.

Para aplicar la informática en la reingeniería de procesos es necesario pensar en forma inductiva: la capacidad de reconocer primero una solución poderosa y en seguida buscar los problemas que la entidad probablemente ni sabe que existen.

La Reingeniería, a diferencia de la automatización, es innovación, es explotar las nuevas capacidades de la tecnología para alcanzar metas enteramente nuevas. Uno de los aspectos más difíciles de la reingeniería es reconocer las nuevas capacidades no familiares de la tecnología en lugar de las familiares.

Pensar deductivamente sobre la tecnología no sólo hace que la gente desconozca lo que realmente es importante en ella, sino que también la hace entusiasmarse con tecnologías y aplicaciones que son, en realidad, triviales o carecen de importancia.

Ciertamente, romper reglas es lo que se recomienda para que la gente aprenda a pensar en forma inductiva acerca de la tecnología durante el proceso de reingeniería; buscar la vieja regla o reglas que la tecnología permite romper, y luego ver qué oportunidades se crean al romperlas.

Es este poder destructivo de la tecnología -su capacidad de romper las reglas que limitan la manera de realizar nuestro trabajo- lo que hace que ésta sea tan importante para las entidades que buscan ventajas competitivas.

2.9. LA CALIDAD TOTAL

Es lograr producir, satisfacer lo que el usuario de los servicios necesite. Es decir, la dedicación total al usuario.

Una entidad con un objetivo de calidad total firmemente establecido, se dedica por entero a la satisfacción del cliente en toda forma posible. En una organización así, todos los empleados participan en el mejoramiento de la capacidad de ésta para alcanzar semejante dedicación; todas las actividades de todas las funciones se diseñan y se realizan para satisfacer todos los requerimientos  del cliente final y exceder sus expectativas.

Es  insoslayable el hecho de que el ritmo de crecimiento y productividad lo marca el Sector Público. Por muy pujante que sea la empresa privada, siempre estará sometida a las licencias, controles, dictámenes del Estado. Por eso la estrategia de la calidad ha sido adoptado, cada vez más por los países que quieren entrar por la puerta grande del siglo XXI.

La estrategia de la calidad tal como un modo de vida, no puede ser ajena en el momento actual a ninguna institución, ni empresa. Y para que ésta funcione, es indispensable que todos y cada uno de los miembros del ente estatal conozcan y compartan la filosofía, los valores, postulados y técnicas que hacen viable.

No se puede entender al Estado moderno de otra manera sino como prestado de servicios. El primer servicio el que fundamenta todos los demás, es el establecimiento y mantenimiento de un orden.

La posición posindustrial que se ha venido desarrollando en este final del Siglo XX, está cada día caracteriza por la venta y demanda de servicios.

Aún el mundo de la manufactura publicita y afianza su oferta en términos de servicio. No es un carro lo que hay que ofrecer, es comodidad, confort, seguridad facilidad. No es una casa o apartamento, es un ambiente, paisaje, tranquilidad, en fin, no son cosas lo que las gentes de hoy compra, son los servicios que de estas cosas derivamos.

Y la empresa de servicios por excelencia es el Estado. Todos aportamos a este ente y esperamos de él respuesta satisfactoria a necesidades vitales.

Es necesario desarrollar una acción concertada de todos los sectores de la economía, tanto públicos como privados, encaminada a  inducir un proceso de cambio hacia una nueva cultura empresarial, más humana y eficiente, que lleva a una nueva concepción de la empresa en la que se incorpora las siguientes características:

·         Que entienda la calidad como la satisfacción de las legítimas necesidades y expectativas de los usuarios externos o internos.

·         Que se proyecte a competir con calidad frente a los mercados internacionales.

·         Que sea la alta dirección quien lidere el cambio hacia una calidad total, en toda la gestión administrativa.

·         Que soporte su fortaleza en la educación, capacitación, compromiso y participación de sus recursos humanos.

·         Que instituya el mejoramiento permanente de la calidad y productividad como una forma de vida, basado más en un proceso de pequeñas mejoras día a día.

·         Que incorpore eficientemente las tecnologías requeridas para el mejoramiento de su calidad y productividad, provenientes de las distintas fuentes de transferencia tecnológica.

·         Que busque la racionalización y flexibilidad de sus procesos, aplicando enfoques y recursos tecnológicos más idóneos.

·         Que desarrolle un genuino interés hacia el comportamiento productivo y al trabajo bien hecho.

·         Que comparta los beneficios del aumento de la productividad entre los consumidores, los trabajadores y los accionistas.

·         Que asuma sus  responsabilidades con la comunidad y al medio ambiente.

La acción mancomunada, encaminada a desarrollar esta cultura, permitirá situar al país en lugares preferenciales dentro del concierto de las naciones.

La Calidad  Total es una aspiración en el Estado.

2.10. LA CALIDAD TOTAL PARA LA EFECTIVIDAD.

La calidad total, ofrece la mejor opción que tienen las organizaciones de toda índole, para generar productos  o prestar servicios cada vez mejor apreciados por los clientes y/o usuarios, y así superar los retos de la competencia, mantenerse en el mercado e incrementar la productividad y los beneficios a todas las partes involucradas.

Dentro de estas partes involucradas se identifica en primer lugar, después de satisfacer los requerimientos de los “clientes externos”, al personal de la organización, bien considerados, como el conjunto de “clientes internos” con necesidades y requerimientos definidos, que deben satisfacer también.

Es innegable: la Calidad Total, es hoy el objetivo global más importante de todas las empresas  y organismos, inclusive del Estado, generalmente no sometido a la presión de la competencia, y cualesquiera que sea el grado de adelanto que registren en sus programas de modernización o “adelgazamiento”, busca ahora con mayor ahínco satisfacer los intereses superiores de la ciudadanía, a través del mejoramiento continuo de sus servicios conforme a planes específicos de Calidad Total.

Vista de esta manera, la Calidad Total es la filosofía gerencial sustentada en la búsqueda de un mundo auténticamente feliz, en el que se general productos y servicios útiles, se promueven la estabilidad y el bienestar de la comunidad de la que forma parte, y se impulsa el progreso y la satisfacción de los miembros de la organización. Por ello se la considera no sólo un objetivo importante; constituye también una meta atractiva, buena y hermosa.

Las ciencias administrativas, aún  en el mundo occidental, han venido cambiando desde hace décadas y su concepción moderna es otra. La Teoría de las Organizaciones se enfoca ahora como un concepto integrador de los elementos tradicionales del proceso. Incluso la misma Calidad Total se identifica como una revolución de la administración y de los estilos gerenciales clásicos.

De aquí se infiere que si la Calidad  Total es el objetivo, el control interno es el medio. Y la inferencia no es  gratuita. En la Escuela de Negocios de Harvard se enseña que cuando se trabaja con todas las áreas de la empresa, el control puede comprobar constantemente el funcionamiento de “los instrumentos de navegación”, que permitirán a la compañía poder seguir adelante, así como percatarse de cuándo y en qué medida el negocio se ha salido de su rumbo, con el fin de corregir la desviación.

Alfredo Acle Tamasini, es un autor autorizado para opinar a este respecto, tanto por el éxito alcanzado en el diseño e implantación del programa de calidad  total en el complejo industrial que dirigió de 1982 a 1988,  cuanto por el testimonio que de dicha realización  ha dejado en su famoso libro “Planeación Estrategia y Control Total de Calidad”[5].

Al citar textualmente a W. Edwards Demimg: -La calidad debe ser hecha. No por inspección sino por construcción. Acle Tomasini propone un concepto diferente de administrar que denomina Control Total y Mejoramiento de Calidad, al que define como sigue; “El CTYMC es un concepto administrativo que busca de manera sistemática, y con la participación de todos los miembros de una empresa, elevar consistente e integralmente su calidad, previniendo el error y haciendo de la mejora constante un hábito.

2.11. EL SISTEMA BÁSICO DE LA CALIDAD TOTAL

Las condiciones de la economía actual con su orientación insoslayable al libre comercio y a la apertura comercial, crean la necesidad de los empresarios y gerentes de elevar la calidad de los productos y servicios de sus organizaciones para competir exitosamente en los  mercados internos y externos.

La Calidad Total, surge como la mejor opción para enfrentar los retos de la competencia, no solamente por su capacidad de generar productos vendibles y eliminar deficiencias, sino también por sus extraordinarios efectos en la productividad, la competitividad y el beneficio.

Algunas empresas que han decidido adoptar la Calidad Total e iniciar el proceso de mejora continua que la misma implica, se han percatado de que, frente a las enormes ventajas y expectativas que ofrece, existen serias dificultades prácticas, atribuibles principalmente a la falta de constancia en el propósito de mejoramiento, a la gran dispersión de ideas, a la incongruencia entre lo que se dice y lo que se hace y a la falta de coherencia de los esfuerzos encaminados a procurar la mejor, es decir, se nota la carencia y aclarar la adaptación de la calidad total a las empresas en particular.

Esta es la razón por la que se ha considerado oportuno visualizar la Calidad Total en un marco integrado de ideas y proponer el sistema Básico de la Calidad Total (SBCT), que sin pretender abarcar todos sus aspectos importantes, sirva de punto de partida para nuevos desarrollos.

El Sistema Básico que se propone reúne cuatro subsistemas interdependienmtes con sus respectivos componentes: Subsistema Filosófico. Subsistema de Mejora Continua, Subsistema de Gestión y Subsistema de Métodos. Todos ellos integran, a su vez, elementos sustanciales y de utilidad para ubicar a las personas interesadas en el contexto de la calidad total, en sus conceptos y aplicaciones, y en sus orientaciones de “lo que debe hacerse y cómo hacerlo”.

1. Subsistema Filosófico

Conceptos, Principios, Valores

La  calidad total es una revolución conceptual de la gerencia, rechaza el “statu quo” y promueve cambios profundos en la manera de pensar y de hacer las cosas.

Frente a la tolerancia usual y generalizada de aceptar los errores, defectos, fallas y demoras, insiste en la eliminación de deficiencias y en la mejora continua.

La preocupación obsesiva de la gerencia por las utilidades y los dividendos a corto plazo, pierde peso a las genuinas responsabilidades de la gerencia de mantener a la organización en el negocio, proteger la inversión, y asegurar los dividendos futuros y el empleo.

El concepto de utilidades, como interés único de la gerencia, se sustituye por el beneficio que,  con mayor extensión, abarca a la empresa, a los consumidores, a los empleados, a los accionistas, a los proveedores y a la comunidad.

Asimismo, aboga por abolir el liderazgo rudo y autoritario para dar paso a la participación, la cooperación  y el trabajo en equipo.

Los valores de la calidad total  se fincan en el reconocimiento del potencial humano ilimitado, en el respeto  a las personas y a la dignidad humana y en el imperativo ético-económico de satisfacer y beneficiar a los consumidores, a los empleados, accionistas, proveedores y sociedad en general.

La filosofía de la calidad total se instrumenta generalmente en las empresas mediante una declaración de política de la más alta gerencia, dirigida a todo el personal, en la que se plasman, los conceptos, principios y valores que la empresa acepta como propios.

2. Subsistema de Mejora Continua

Productos, Procesos, Personas, Cosas

Primero la calidad la productividad y las utilidades son una consecuencia.

La calidad tiene extraordinarios efectos en la eficiencia, la productividad, la competitividad y el beneficio, razón por el mejoramiento continuo que la eleva a niveles sin precedentes, es un factor clave para la empresa.

- Cuando la calidad mejora los costos se reducen porque en el proceso, el desperdicio, los errores, las faltas, los problemas y las demoras disminuyen. La producción aumenta porque se gana tiempo, reducen los materiales, y el uso de los equipos;  disminuye  el esfuerzo humano, y se alcanza la competitividad y los beneficios  se incrementan.

La calidad total, como ha quedado asentado, es una filosofía organizacional y más específicamente una filosofía de las organizaciones con una clara orientación al usuario y consumidor, que tiene  sus propios conceptos, principios y valores, pero es también un proceso sistemático y continuo de mejoramiento de todos los productos, de todos los procesos, de todas las personas y de todas las cosas en la empresa.

3. Subsistema de Gestión

Liderazgo, Planeación, Control, Aseguramiento

La gestión en términos de calidad total consiste en hacer todo lo conducente para conseguir la  calidad; en consecuencia, todos los miembros de la organización, a partir de la más alta gerencia, intervienen en la gestión. A la Alta Dirección corresponde visualizar, concebir, diseñar, enfocar, promover y auditar la calidad total; los niveles intermedios participan y trabajan en equipo en los proyectos de mejora, los cuales, con aprobación de la gerencia,  se transfieren a las fuerzas operativas para su ejecución final. Simultáneamente, todas las personas en su trabajo cotidiano identifican, reportan y toman acciones dentro del ámbito de sus responsabilidades, para resolver problemas que atentan contra la calidad y para aprovechar oportunidades de mejora.

4. Subsistema de Métodos

Estructurales, Estadísticos e Implantación

La calidad total se sustenta en métodos estructurales y en métodos estadísticos, los primeros se emplean para identificar y precisar los elementos esenciales de los procesos y sus relaciones mutuas y ayudan a descubrir los problemas crónicos y las oportunidades, a establecer prioridades y a seleccionar y tomar las acciones pertinentes para conseguir  la mejor. Los métodos estadísticos, por su parte, dan racionalidad al pensamiento, a las decisiones y a la actuación de las personas que buscan la calidad.

Los métodos estructurales constituyen un puente entre la teoría y la práctica porque no solamente se limitan al análisis, síntesis, comprensión y explicación de los procesos y de sus componentes sino contribuye a la solución de problemas y en la mejora continua.

2.12. LA INFORMÁTICA Y LA CALIDAD TOTAL

Para el logro de un sistema de Calidad Total, se han adaptado y aplicado los campos principales de la ingeniería de sistemas y la administración de sistemas a las necesidades particulares del control de calidad moderno. Es ahora un punto central para una ingeniería de calidad y para una administración de calidad efectivas dirigidas hacia el desarrollo y liderazgo continuo de un  sistema de calidad fuerte e integrado -en vez de fragmentado- que opera con eficiencia, economía y soporte entusiasta a través de toda la entidad.

Aplicadas a la Calidad Total, la informática como sistema, resulta útil por cuanto:

·         Es el proceso tecnológico de crear y estructurar sistemas de calidad gente-máquina-información efectivas.

·         La administración del sistema, es el proceso administrativo de asegurar la operación efectiva del sistema de calidad. También incluye administrar el sistema de forma que sus disciplinas sean, de hecho, seguidas y realce al sistema, cuando sea necesario, añadiéndose cuidadosamente a sus mejoras como han sido ingeniadas.

·         La economía del sistema, incluyendo especialmente el costo de calidad es el proceso de medición y control para llevar a la asignación de recursos más efectiva del contenido de gente-máquina-información del sistema de calidad. El objetivo es lograr los costos de calidad más bajos, en consistencia con la satisfacción total sobre la calidad por parte del cliente, incluyendo lineamientos de forma que otras inversiones o gastos planeados para el sistema de calidad, estén basados sobre mejoras económicas netas a ser obtenidas en todo el sistema, en vez de serlo en una porción autocontenida de ese sistema.

2.13. IMPLANTACIÓN DE LA CALIDAD TOTAL

Conforme un número cada vez mayor de organizaciones experimenta con la calidad total, todos aprendemos formas de implantarla para modificar el carácter de la organización y así satisfacer mejor las necesidades de los usuarios y superar sus expectativas.

Las características de las organizaciones que han tenido éxito en la implantación de la CT son las siguientes:

a) El líder comienza con una imagen mental de cómo debería ser la organización y considera la Calidad Total como un medio para llegar a ella. El equipo directivo mantiene una imagen consistente y durante todo el proceso, el líder se comporta en forma sincera, confiable y estable.

b) Se realizan análisis frecuentes que se convierten en parte natural de la toma de decisiones. Estas se relacionan con las necesidades y expectativas de los usuarios, y se comparten con los empleados.

c) La solución de los problemas se hace en forma eficaz, frecuente e implica a todos los trabajadores posibles.

d) El aprendizaje de nuevas formas de operación, se realiza mediante la experimentación activa. Los proyectos piloto a menudo proporcionan la oportunidad perfecta.

e) Conforme progresa el aprendizaje de nuevas formas de operación, el líder y el equipo directivo continúan con el énfasis y la aclaración de la visión mediante hechos y no con declaraciones por escrito.

f) En el momento adecuado, se recurre a cursos de capacitación para complementar las actividades piloto y reforzar la visión que va aclarando el líder. Más que programas genéricos, los cursos se diseñan de acuerdo con las necesidades y para empleados particulares de la empresa.

g) El equipo directivo trabaja en la institucionalización del desarrollo nacional, proporcionando capacitación a los trabajadores para ayudar a otros y reforzando constantemente los principios de la calidad total.

2.14. MONITOREO DE LA CALIDAD TOTAL

El adecuado posicionamiento de las organizaciones dentro de los escenarios altamente competitivos requiere de un alto nivel de productividad y eficiencia, que sólo pueden generarse en un marco de CALIDAD TOTAL. En ese proceso el Contador General pasa a comprometerse con un rol protagónico “clave”, vinculado con el monitoreo de la calidad  total.

El referido compromiso involucra la generación de respuestas a tres niveles:

A nivel de Costos Vinculados con la Calidad

- Apelación sistemática y permanente a la relación “COSTO-BENEFICIO” entre los costos de la prevención y los costos de las faltas.

- Fuerte énfasis en los “COSTOS  DE LA NO CALIDAD” a nivel de identificación, análisis, técnicas de cuantificación, controles continuos y mejoras permanentes.

- Un enfoque de costos de calidad extensivo a todas las áreas, programas, procesos de la entidad.

- Enérgica aplicación de técnicas de medición sobre atributos cuantitativos.

A nivel de Técnicas de Medición.

- Mediciones, análisis y controles contables -gestionales sobre cada una de los programas de los costos vinculados con la calidad.

- Mediciones y controles de la calidad “on line”.

A nivel de Seguimiento de Resultados.

- Administra un sistema de planeamiento flexible, adaptivo y prospectivo; con énfasis en: la eficiencia, la efectividad y la productividad.

- Opera con modelos de simulación en base a métodos estocásticos.

- Incorpora “tecnología de punta” (informática, inteligencia artificial, telecomunicaciones y robótica).

2.15. LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS RELACIONADOS CON LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Para efectuar la medición y registro, la Contabilidad Gubernamental requiere procesar información de varios sistemas Administrativos. Me voy a ocupar de los que a mi criterio inciden en mayor proporción. Estos son: Abastecimiento, Presupuesto, Tesorería y Crédito Público.

La fragmentación de las funciones centrales de la información financiera es una característica particular del sector Público, donde a menudo las funciones financieras se dividen para asignarlas a otras, por lo cual se dificulta su necesaria coordinación.

2.15.1. SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

A partir del 1° de enero de 1978, se instituye el Sistema del Abastecimiento mediante el D.L. 22056

El sistema del Abastecimiento debe asegurar, la unidad, racionalidad, eficiencia, eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública, a través de los procesos técnicos de Catalogación, registro de proveedores, programación, adquisición, almacenaje, seguridad, distribución, registro, control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final.

El sistema cuenta  con Normas Técnicas (06) y Reglamento Único de Adquisiciones (RUA) dictado mediante D.S. 065-85 PCM de 19 de Julio de 1985. Este sistema debe proporcionar a Contabilidad las Pólizas de entrada y salida de bienes, las órdenes de compra, Inventarios, Resoluciones.

2.15.2. SISTEMA DE TESORERÍA

Puede definirse al Sistema de Tesorería como aquel que administra los fondos del Estado, regulando en el corto plazo sus recursos a las necesidades  reales de las entidades públicas. Comprende los órganos, normas técnicas, métodos y procedimientos que intervienen en la administración de los recursos y la ejecución presupuestal.

Define la posición de Caja del Gobierno  y norma los procedimientos de pagos.

El órgano rector es, la Dirección General del Tesoro Público, órgano de Línea del Ministerio de Economía y Finanzas.

La Tesorería del Estado, es considerada normalmente desde tras ángulos:

a) Como administrador y regulador del flujo de fondos del Estado.

b) Como ente del Estado que permite intervenir a este en el equilibrio económico y monetario que debe existir.

c) Como ente normativo en la administración de los fondos públicos.

Como ente normativo para el sector público que utiliza los fondos públicos, tienen en cuenta fundamentalmente tres criterios:

·         La unidad de Caja, que permite tener estos fondos bajo una misma autoridad, para salvaguardar y optimizar los recursos del Estado.

·         La desconcentración y descentralización de su administración y procedimientos, de tal modo que los recursos estén cerca de los usuarios de los mismos.

·         La simplificación del recojo de las informaciones que permita decisiones oportunas y a la vez resguarde la adecuada utilización de estos.

El procedimiento de pagos responde a estos criterios y está en estrecha relación con el Sistema Presupuestal y Contables del país. Está normado por el D.S. 347-90 E.P. del 28-12-90.

Con la estrecha relación de autorización de giro y calendario de compromisos se ha agilizado el sistema así como también con los pagos de remuneraciones y pensiones directamente por el Banco. Este sistema remite a Contabilidad, el estado de Tesorería, los comprobantes de Pago, sustentado, los estados bancarios, papeletas, conciliaciones bancarias.

El Tesoro Público, actúa como el agente financiero del Estado, en la programación recaudación, custodia y distribución de los recursos financieros. Tiene la responsabilidad de cobrar al momento de su exigibilidad y ordenar el pago de las obligaciones por la adquisición de bienes y servicios  a su vencimiento. La programación de caja y la actuación del Comité de Caja, juegan un papel importante en la planificación financiera, considerando que ésta debe llevarse a efecto dentro de un marco de referencia del Principio de Unidad de Caja, como una característica principal de la administración de los fondos; vinculada con la programación del presupuesto, especialmente con los calendarios que prevén los pagos de obligaciones de tipo corriente y especialmente, la Deuda Pública.

La necesidad de un manejo adecuado y eficiente de los dineros del gobierno, hace necesario que se opere con celeridad y responsabilidad por cada uno de los responsables descentralizados del manejo del dinero en cumplimiento del Sistema de Pagos relacionado con las Sub-Cuentas de la Cuenta Única del Tesoro Público. Cuenta con normas generales de Tesorería.

2.15.3. SISTEMA DE PRESUPUESTO

Puede definirse el Presupuesto como una expresión financiera-física de un plan. El sistema posee normas, técnicas, principios, mediciones y proceso.

En nuestra Patria el Sistema de Presupuesto se rige con la Ley Orgánica del Presupuesto Funcional de la República N° 14816 (concordad con las leyes 15257, 15682 y 16360) promulgada el 16 de enero de 1964.

Anualmente se promulga la Ley anual de Presupuesto. Para 1995 es la Ley 26404 y para 1996 la ley 26553. E órgano rector del Sistema es la Dirección Gerencial del Presupuesto Público, organismo de línea del Ministerio de Economía y Finanzas.

El presupuesto del Gobierno se concentra en la estimación de los ingresos sobre la base de sus fuentes de financiamiento y la autorización de desembolsos en función del objeto del gasto.

Estimo pertinente mencionar que en la Contabilidad Gubernamental, existe una división que es la denominada Registro Presupuestal, que le permite, si contiene todas las informaciones, rendir cuenta al gobierno del uso que dio de los fondos públicos que le fueron confiados, para tal efecto presenta estados consolidados de ingresos y egresos y el Balance Presupuestal. La Contabilidad Presupuestal, anota únicamente las operaciones que implican ingresos o desembolsos de dinero realizados en el año, a que se refiere el presupuesto. Ello obedece a la naturaleza misma del presupuesto y a su principio de periodicidad. Sin embargo, contiene ciertas limitaciones que desvirtúan el cómputo correcto del costo de la actividad o programa de gobierno. Estos son: no se consignan el costo de los bienes y servicios consumidos en el año a que se refiere el presupuesto, pero que no entrañen pago n efectivo y en ocasiones los datos contables no son coherentes con los presupuestarios lo cual hace difícil averiguar los costos para el análisis comparativo.

La Contabilidad Presupuestaria y la Contabilidad Financiera, presentan a través de una característica de la Contabilidad Gubernamental un paralelismo que se dan analíticamente a través de los instrumentos de trabajo de los dos sistemas a que me refiero, esto es el Clasificador Objeto del Gasto y el Plan Contable  Gubernamental. La igualdad básicamente es la siguiente:

2.15.4. SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CRÉDITO PÚBLICO

El sistema Administrativo de Crédito Público es el conjunto de normas, métodos y procedimientos que regulan la actividad del endeudamiento. Dicho sistema administrativo tiene como funciones planear, gestionar, negociar, coordinar, informar, contabilizar, evaluar y controlar la deuda pública y la deuda privada avalada; administrar girar y autorizar el servicio de las operaciones de crédito y el otorgamiento de avales y garantías por parte de entidades del Sector Público para que sea utilizado como instrumento adecuado para el desarrollo económico y social del país. El órgano  rector del Sistema Administrativo de Crédito Público es, la Dirección General de Crédito Público del Ministerio de Economía y Finanzas.

El Estado de la Deuda pública interna y externa, así como la actuación de los fidecomisarios y las adeudas, lo vinculan a Contabilidad.

CAPÍTULO III.
PROYECTO ALTERNATIVO DEL ROL DE LA GUBERNAMENTAL COMO ELEMENTO INTEGRADOR DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DE GOBIERNO

3.1. PRESENTACIÓN

El desarrollo económico y social del Estado se basa en la Gestión Administrativa del Sector Público, motivo que obliga a su constante actualización y modernización de modo que se logren los objetivos propuestos.

El campo de la modernización de la Administración Pública es sumamente amplio y complejo, por lo que este trabajo se centra en proponer y desarrollar un modelo del área de la Administración Financiera Gubernamental.

Las unidades administrativas, que en la Administración Pública desarrollan la función financiera, son las responsables de programar, ejecutar y evaluar el presupuesto, administrar el sistema tributario, realizar la gestión de las operaciones de crédito público, regular la ejecución de los gastos e ingresos, administrar el tesoro y contabilizar las transacciones relacionadas con la captación y colocación de los fondos públicos. Los recursos materiales, tecnológicos y financieros que demandan el funcionamiento de estas unidades, forman parte de la administración financiera.

La Reforma del Estado, iniciada hacia fines de 1992 implicó el inicio de una profunda transformación cuantitativa y cualitativa del aparato estatal que, por su magnitud, aún no ha finalizado. Algunos de sus aspectos ya han culminado en sus partes esenciales, otros se encuentran en pleno desarrollo, en tanto subsisten situaciones cuya modificación deberá encararse a corto plazo.

Básicamente se requiere modificar una cultura basada en el rol del estado paternalista, participante significativo de los procesos productivos del país a través de su propia actividad o de regulaciones de todo orden y que, en su conjunto, habían consolidado un ineficiente y elefantiásico aparato estatal. Por otra parte, incapaz de prestar a la comunidad dentro de niveles aceptables de calidad, los servicios públicos que asumió como prestador directo, debido a su incapacidad de gestión y consecuentemente ineficaz para realizar inversiones eficientes. El papel más adecuado para el gobierno es el de impulsar y regular la actividad empresarial.

3.2. FUNDAMENTOS

La principal preocupación económica de todos los países debe ser la capacidad de perfeccionamiento de su economía de modo que las empresas puedan obtener ventajas competitivas más refinadas y con mejor productividad. Sólo de este modo podrán mejorar el nivel de vida y la prosperidad económica.

El papel del gobierno es establecer políticas que puedan crear las bases de recursos humanos científicos y tecnológicos y la infraestructura que faciliten el perfeccionamiento.

La Constitución Política del Perú promulgada el 29 de diciembre de 1993, en su artículo 58 señala que el Estado orienta el desarrollo del país.

El gobierno para alcanzar cumplir su misión y fines ha instituido sistemas, uno de ellos es el Sistema de Contabilidad Gubernamental. Este Sistema debe buscar permanentemente la calidad total para contribuir a enfrenar con éxito desafíos tales como:

a) Mayor  complejidad en los temas que debe enfrentar.

b) Necesidad de encarar esfuerzos interdisciplinarios.

c) Exigencia de afrontar la diversificación y especialización de nuevas áreas debido al avance de las informaciones y el conocimiento.

3.3. CONTENIDOS DEL PROYECTO

Debiendo presentar un diseño coherente de las alternativas, éstas se presentan de la forma siguiente:

- Fundamentos teóricos de la Contabilidad Gubernamental.

- Instrumentalización de la Contabilidad Gubernamental.

- Sistematización Integral de la Administración Financiera.

- Entorno social del sistema.

3.3.1. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

Conforme avanza la Sociedad y se tornan más complejas las relaciones entre los seres humanos, el Estado, a través del Sector Público, interviene para equilibrar y orientar las diferentes fuerzas que la integran; que determinan, la participación del Estado en la actividad socio-económica y el propósito correlativo de racionalizar la administración gubernamental para adecuarla el desarrollo dinámico de sus fines.

Una característica obvia pero no obstante notable de la Sociedad, es que la mayoría de las cosas materiales, (alimentos, ropas, vivienda) asociadas con la subsistencia humana, el bienestar y las satisfacciones se encuentran disponibles y debemos obtenerlas de terceros que las poseen. De las relaciones creadas por incesante intercambio surgieron la economía y la contabilidad: la primera se ocupa de la comprensión, crítica y perfeccionamiento de estas relaciones y sus efectos en la estructura social; la segunda de su cuantificación, trascripción e interpretación en cuanto se relaciona con los miembros de la Sociedad.

Por lo consiguiente, la existencia de un Sistema de Contabilidad Gubernamental, es esencial para todo Estado y tiene particular importancia para la realización de los programas de desarrollo.

A medida que los  países en vía de desarrollo asumen nuevas responsabilidades, las prácticas y procedimientos administrativos existentes se ven sometidos a pruebas cada vez mayores. Hay casos en que los métodos fiscales son inadecuados para garantizar la responsabilidad necesaria no permitiendo mostrar la eficacia de los programas gubernamentales y disminuyen la confianza de los ciudadanos en su gobierno.

La Contabilidad Gubernamental tiene también importancia cuando se trata de planificar su desarrollo económico y una política de estabilización, así como de evaluar sus resultados. Es preciso que la actividad pública pueda medirse en debida forma, a fin de determinar su influencia sobre las actividades económicas y esa posibilidad depende de la amplitud de la Contabilidad Gubernamental.

La Contabilidad Gubernamental debe contar con bases sólidamente fundamentadas que demuestra fehacientemente el cumplimiento de los dispositivos legales, la situación financiera y presupuestal del país y el manejo del Patrimonio Nacional.

La Contabilidad Gubernamental presentará, bajo esta consideración un marco teórico doctrinario, que comprenda, sus principios, objetivos, cualidades, características y normas que estén a la par de los constantes cambios del quehacer público.

Por dispositivos legales, el sistema de Contabilidad Gubernamental, incorpora en su marco teórico a los llamados principios de Contabilidad Generalmente aceptadas y las Normas Internacionales de Contabilidad (NICS) en lo que fuera aplicable.

En la Contabilidad Gubernamental, ni existe legislación o norma que oficialice sus propios principios quizá porque los contadores al servicio del Estado no tienen la influencia ni la participación esperada y los Colegios Profesionales ni las Universidades se han preocupado en impulsar Centros de Investigación sobre este tema.

La Comisión Interamericana de Investigación Contable, ha recomendado reclasificar los principios de equidad, objetividad, prudencia, uniformidad, materialidad y exposición en un campo más general como es el de las cualidades de la información, que veremos más adelante.

Los principios de Contabilidad deben ser aplicación general y de suficiente estabilidad para que los usuarios de la información conozcan sobre qué bases se preparó dicha información y poder así utilizarla como ayuda en proceso de análisis y toma de decisiones.

A continuación se enuncia y conceptualizan principios de  contabilidad aplicables al Sector Gobierno como un aporte y una alternativa, para iniciar a construir bases sólidas en la doctrina contable gubernamental.

3.3.1.1. PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD APLICABLES AL SECTOR  PÚBLICO

1. CUMPLIMIENTO DE DISPOSICIONES LEGALES: El ente debe observar las disposiciones legales que le sean aplicables en toda transacción, en su registro. Si se presenta conflicto entre las disposiciones legales y los principios de contabilidad gubernamental aquí expresados se dará preferencia las primeras.

2. ENTE CONTABLE: Si bien es cierto que todos los bienes que conforman la Hacienda Nacional, son de prioridad del ESTADO es necesario reconocer la existencia de diferentes ENTES CONTABLES de acuerdo con la organización legal, administrativa y económica de cada país, sin perjuicio de establecimiento de sistemas contables integrados que consoliden en todo o en parte la suma de las actividades que se desarrollan en los diferentes entes del Sector Público y terminen en un solo gran ente.

3. PRESIÓN MONETARIA: La información contable se expresa en la moneda legal de cada país.

4. PERIODO CONTABLE: Los hechos  económicos cuantificados a través del sistema contable y que inciden en la situación patrimonial de un ente del Sector Público, se identifican con el periodo fijado por la ley para la ejecución presupuestal. La información contable debe precisar la fecha de cierre del periodo y el lapso que cubre.

5. VALUACIÓN DEL PATRIMONIO HISTÓRICO: Los bienes y servicios de propiedad del Estado que sean calificadas como patrimonio histórico (cultural, documentaria, etc.) deben ser expresados de acuerdo a la tasación que establezcan los organismos especializados oficiales.

6. VALUACIÓN AL COSTO: Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica, se registran al costo, entendiendo como tal, la cantidad de dinero convenido en el momento en que se perfecciona la operación. Los incrementos o reducciones sufridos por las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda y por otros fenómenos, serán reconocidos mediante el ajuste de la información contable utilizando los métodos de reconocido valor técnico que resulten más adecuados a las circunstancias.

7. VARIACIONES PATRIMONIALES: Las variaciones patrimoniales pueden provenir:

a) De capitalización asignadas o reducción de ellas y del intercambio de bienes y servicios, en cuyo caso se reconocerán cuando las operaciones que las produzcan están concluidas desde el punto de vista de las normas jurídicas o las prácticas establecidas.

b) Por acontecimientos internos o externos al ente o circunstancias de mercado que originen valorizaciones o desvalorizaciones en términos reales, en cuyo caso se reconocerán cuando existe una razonable certeza en cuanto a la irreversibilidad de tales cambios de valor del patrimonio.

8. EXISTENCIA PERMANENTE: Se considera que el ente tiene vida permanente, salvo  modificación posterior de la ley o dispositivo que lo creó, en la que se especifique lo contrario el sistema contable del ente establece que el período de vida del mismo es indefinido, dicho sistema debe diseñarse de modo que exista una relación cronológica de las actividades financieras  sin que deban preverse  mecanismos o procedimiento para una eventual extinción o fusión.

9. CONTROL PRESUPUESTARIO: El sistema contable debe proporcionar información periódica que permita al control presupuestario sobre los ingresos y egresos previstos, así como la medición del avance de los proyectos y el cumplimiento de los objetivos al iniciar el período presupuestario.

10. INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN:  Para una mejor presentación de la situación patrimonial y presupuestal, de las causales de las variaciones del patrimonio de un ente, se debe integrar la información de varios entes contables,  a través de consolidaciones sucesivas y obtener la cuenta General de la República.

11. IMPORTANCIA RELATIVA:  Los estados financieros y presupuestarios deben revelar todas las partidas que son de importancia para efectuar evaluaciones y toma de decisiones.

12. CONSISTENCIA: Las políticas, métodos y procedimientos contables deben ser los apropiados para reflejar la situación del ente debiendo aplicarse con criterio uniforme a lo largo de un período y de un período a otro.

13. BASE DE REGISTRO. Los gastos deben ser reconocidos y registrados como tales en el momento que devenguen y los ingresos cuando se realicen.

3.3.1.2. CUALIDADES DE LA INFORMACIÓN GUBERNAMENTAL

La definición de las cualidades o características de la información va depurando el enunciado de algunos llamados principios, pues algunos conceptos que antes se tenían como principios, ahora se encuentran mejor clasificados como cualidades.

En la XV Conferencia Internacional de Contabilidad, realizar en Brasil, la Comisión Interamericana Contable de la Asociación Interamericana de Contabilidad presentó las siguientes cualidades:

1. UTILIDAD: La información debe ser útil, esto es, servir de base para que los usuarios tomen decisiones.

2. RELEVANCIA: La información debe satisfacer razonablemente las necesidades del receptor, mediante la comunicación de los hechos sobresalientes de mayor significatividad.

3. OBJETIVIDAD: La información debe tener a presentarse en el mayor grado posible de objetividad, de manera que expresa los acontecimientos tales cual son, sin deformaciones por subordinación a condiciones particulares del emisor.

4. OPORTUNIDAD: La información debe emitirse en tiempo y lugar adecuados para el usuario.

5. PRECISIÓN: La información debe estar comprendida entre los estrechos límites de la aproximación, buscando un acercamiento a la exactitud.

6. INTEGRIDAD: La información debe ser exhaustiva, completa; ello significa que debe incluir al menos todas sus partes esenciales.

7. CLARIDAD: La información debe ser inteligible, fácil de comprender y accesible.

8. SUFICIENCIA:  La información debe ser apta y conveniente para los requerimientos del usuario.

9. PRUDENCIA: La información debe prepararse y exponerse con cautela y precaución. El informe debería de ubicarse en un punto de equilibrio entre la reflexión y la previsión, tendiente a evitar los riesgos que podrían emanar de la información que comunica.

10. NORMALIZACIÓN: La información debe basarse en normas o reglas adecuadas que satisfagan la necesidad de conseguir uniformidad o comparabilidad que pudiera requerir el usuario lo que significa que debe fundamentarse en un conjunto de reglas armónicamente entrelazadas.

11. VERIFICABILIDAD: La información debe permitir su comprobación mediante demostraciones que la acrediten y confirmen.

12. CERTIDUMBRE: La información debe elaborarse en base a un conocimiento seguro y claro de los acontecimientos que comunica, es decir, que la certidumbre  en la información ha de entenderse como el fundamento objetivo de toda aseveración firme.

13. CONFIABILIDAD: La información debe prepararse conforme a normas y reglas que le otorguen el carácter de creíble.

14. RACIONALIDAD: La información debe ser lógica y resulta de la aplicación de un método adecuado.

15. PRACTICABILIDAD: La información debe reunir los atributos necesarios que permitan su fácil utilización.

16. IRREMPLAZABILIDAD: La información no puede ser sustituida por otra.

17. CONVERTIBILIDAD: La información debe poder transformarse, ampliarse o reducirse a datos eventualmente permutables.

18. PRODUCTIVIDAD: (Rentabilidad económica de la información) la información debe prestar una utilidad para los objetivos del usuario que no exceda de los esfuerzos necesarios para su obtención (relación costo - eficiencia).

19. PERTINENCIA: La información debe ser apta para hacer una diferencia en una decisión mediante ayuda a los usuarios para formular predicciones acerca de las consecuencias de eventos del pasado o futuro, confirmarlos o corregir expectativas previas.

20. PREDICCIÓN: La información debe ayudar a los usuarios a aumentar la probabilidad de prever las consecuencias de eventos pasados o presentes.

21. COMPROBACIÓN: La información debe ser tal que permita a los usuarios comprobar o corregir expectativas previas.

3.3.1.3. NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD

Luego de un análisis en el campo de la observación se estima que no todas ellas (NICS) debe ser de aplicación en entidades de gobierno.

Las siguientes merecen ser utilizadas:

fig002.jpg

3.3.2. INSTRUMENTALIZACIÓN DEL SISTEMA.

3.3.2.1. DEL PLAN CONTABLE

Un Plan Contable dinámico, presto a adecuarse a la realidad, es aquel que es útil a los registros de teneduría y su posterior uso en la preparación y formulación de los Estados Contables.

A continuación se hace llegar algunas iniciativas que hacen que el referido Plan esté acorde con la realidad y los fines de la contabilidad.

DE LA CUENTA 23: BIENES EN PROCESO

La propuesta es la siguiente:

La denominación Bienes en proceso, puede ser suplantada por productos en proceso teniendo en consideración que las entidades de gestión gubernamental, obtienen productos terminales e intermedios. Este lenguaje es también utilizado por los sistemas de Presupuesto y Planificación, de tal manera que lograríamos mayor integración.

La denominación de Bienes en proceso, puede ser suplantada por productos en proceso teniendo en consideración que las entidades de gestión gubernamental, obtienen productos terminales e intermedios. Este lenguaje es también utilizados por los sistemas de Presupuesto y Planificación, de tal manera que lograríamos mayor integración.

La denominación de Productos en Proceso es más coherente con el paso siguiente de la secuencia contable esto es Productos terminados y se concilian con el Plan Contable General Revisado, lo que permitiría buscar el Plan Contable único del país.

En cuanto a la dinámica, esta sería:

Cuenta que representa a los Bienes y servicios que no han llegado a su estado definitivo en el proceso productivo.

Las divisionarias permanecerían igual.

SE DEBITA POR | CON ABONO
El valor de los bienes que son entregados  para su transformación | a) 22 Suministros para la producción
SE ACREDITA | CON  CARGO
Al tener evidencia del uso o consumo de los elementos del costo y al final del período contable por los productos realmente utilizados en el proceso | a) 60 Gastos de Operación
b) 62 Gastos de Personal
c) 84 Gastos de ejercicios anteriores
d) 33 inmuebles, maquinaria y equipo

DE LA CUENTA 30: TRASPASO Y REMESAS

Esta cuenta debe adaptarse al proceso de cambios que sufre el país en cuanto a su demarcación territorial - Política.

Las divisiones a utilizar serían según mi opinión:

301. Traspasos del Tesoro, utilizable para las transacciones con el órgano rector del Sistema de Tesorería.

302. Traspaso de  documentos, utilizable para las transacciones de las operaciones de endeudamiento y servicio entre pliegos.

303. Remesa de bienes, utilizable de las transacciones de bienes de capital entre la entidad gastadora y sus dependencias desconcentradas y descentralizadas de acuerdo con la estructura presupuestal.

304. Remesa de fondos, utilizable para el registro de las transacciones de fondos para gastos de capital, de distintas fuentes de financiamiento, entre la entidad gastadora y sus dependencias desconcentradas y descentralizadas de acuerdo con la estructura presupuestal.

305. Traspaso a entidades de Gobierno Central, para el registro de bienes y fondos entregados y recibidos a los organismos que comprende un sector, que se encuentre conformado el  volumen Presupuestal del mismo nombre. Abarca sus instituciones Públicas y organismos Autónomos descentralizados.

306. Traspaso a entidades de Gobierno Regional, para el registro de bienes y fondos entregados y/o recibidos, de/a los organismos  que comprenda las sub-regionales, instituciones públicas, microregiones y organismos de gestión gubernamental. Abarca las dependencias integrantes del volumen Presupuestal del mismo nombre.

307. Traspaso  a entidades de Gobierno Local, para el registro de bienes y fondos entregados y/o recibidos, de/a los organismos conformantes del Gobierno Local. Comprende los consejos Provinciales distritales y los organismos de gestión de Gobierno que se encuentran conformando el Volumen Presupuestal del mismo nombre.

DE LA CUENTA 40: TRIBUTOS POR PAGAR.

Es una cuenta que también debe adaptarse al proceso de cambios que sufre el país en cuanto a su demarcación territorial y política. Manteniendo la estructura de otras  cuentas y áreas de la unidad de criterio debe ser:

401. Gobierno Central, cuando se les adeuda  a todos los componentes del volumen presupuestal del mismo nombre a excepción de la Seguridad Social.

402. Gobierno Regional, es cuando se les adeuda a todos los componentes del volumen presupuestal del mismo nombre a excepción de la seguridad social.

403. Gobierno Local, es cuando se les adeuda a todos los componentes el volumen presupuestal del mismo nombre.

404. Seguridad Social, cuando se le adeuda por las  contribuciones fijadas por dispositivo legal.

405. Otras entidades, cuando se adeuda a entidades no consideradas en las anteriores divisionarias.

Se distingue la Seguridad Social por la relevancia y gravitación que representa.

DE LAS CLASES 4 Y 5

A fin de mantener la  doctrina contable referida que la  clase 4 representa las deudas contraídas por el ente, el suscrito propone que las cuentas que actualmente figuran Como Pasivo no corriente en la clase 5 se  trasladan a la clase 4  manteniendo su misma  dinámica y composición.

Del resultado del traslado quedaría fijada la clase 4 como Pasivo corriente y n corriente: con las siguientes cuentas:

40. Tributos por pagar.

41. Remuneraciones y Pensiones por Pagar.

42. Cuentas por Pagar.

43. Anticipos Recibidos.

44. Obligaciones Tesoro Público.

46. Deudas a Largo Plazo.

47. Provisión Beneficios Sociales.

49. Ingresos Diferidos.

Obtendremos de esta manera una mejor estructura y daremos un paso más hacia la uniformidad de los planes contables en el país.

DE LA CUENTA 54: HACIENDA NACIONAL

Esta cuenta cambiaria de códigos: de 54, se trasladaría a 50 Hacienda Nacional y que en caso de la gestión gubernamental tendría dos divisionarias:

501 Institucional, referido al patrimonio utilizados por la entidad para sus propios fines.

502 Público, referido al patrimonio de uso público.

DE LA CUENTA 56: HACIENDA NACIONAL ADICIONAL

En esta cuenta se suprime la cuenta  divisionaria 564 Valuación Provisional de bienes en proceso, puesto que su valor no representa el verdadero precio por su estimado aumentando indebidamente al patrimonio momentáneamente al fin del período contable para luego, casi instantáneamente extornar el movimiento. El bien producido debe aumentar el patrimonio cuando exista una base de certidumbre y sea permanente.

DE LA CUENTA 65: TRIBUTOS

Esta cuenta  debe adaptarse al Sistema de Tributación peruano que la haga más útil para fines estadísticos y toma de decisiones. La composición más aceptada  es:

651 Tributos del Gobierno Central.

652 Tributos de Gobiernos Regionales.

653 Tributos Gobierno Locales.

659 Otros Tributos.

DE LA CUENTA 70: INGRESOS TRIBUTARIOS

Esta cuenta debe adaptarse,  también, al Sistema de Tributación y su clasificación universal más aceptada.

701. Impuestos.

702. Tasas.

703. Contribuciones.

707. Multas Sanciones.

709. Otros ingresos Tributarios.

DE LA CUENTA 75: TRANSFERENCIAS CORRIENTES RECIBIDAS

Siguiendo la unidad del Plan el contenido de esta cuenta es:

751. De Gobierno Central.

752. De Gobierno Regionales.

753. De Gobierno Locales.

754. De Empresas Públicas.

759. Otras Transferencias Corrientes Recibidos.

3.3.2.2. INTRODUCCIÓN DE COSTOS EN EL PLAN CONTABLE

El aspecto más sustantivo del reforzamiento al Plan Contable Gubernamental es la modificación de la  clase 9, al ser cambiando su denominación y contenido, lo mismo que el de la clase 0 de orden:

La propuesta traerá consigo las siguientes ventajas:

1. La introducción de la Contabilidad de Costos en las entidades de Gobierno.

2. Se ingresaría la integración de la Contabilidad Financiera, Presupuestal y Costos.

3. Para efectos de toma de decisiones siempre se lograría informar sobre los saldos presupuestales por utilizar, ingresos y egresos, determinando el Superávit o déficit.

La propuesta del contenido es la siguiente:

CLASE 9: CUENTAS DE COSTOS Y PRESUPUESTOS

90 Costos Pre determinados.

91 Costos Directos.

92 Costos Indirectos.

93 Gastos de Administración.

94 Costos Históricos.

96 Asignaciones presupuestales aprobadas.

97 Asignaciones presupuestales comprometidas.

98 Ejecución de ingresos Presupuestales.

99 Ejecución de gastos presupuestales.

Las cuentas de la clase 0 de orden, mantienen su  contenido a excepción de las cuentas 01 que se denominaría CONTRATOS, ÓRDENES Y PRESUPUESTOS APROBADOS, quedando su contenido de la forma siguiente:

011 Contratos y proyectos en ejecución.

012 Contratos de préstamos internos aprobados.

013 Contratos de préstamos externos aprobados.

014 Órdenes de compra aprobados.

015 Órdenes de compra en tramitación.

016 Aprobaciones, modificaciones y cierre presupuestal.

La cuenta 02 tendrá la siguiente denominación: CONTRATOS, ÓRDENES Y PRESUPUESTOS EN TRAMITACIÓN. El contenido sería:

021 Contratos y proyectos por ejecutar.

022 Contratos de préstamos por utilizar.

023 Contratos de préstamos externos por utilizar.

024 Órdenes de Compra en tramitación.

025 Órdenes de servicio en tramitación.

026 Aprobación modificaciones y cierre presupuestal por utilizar.

De acuerdo con la Ley de Presupuesto Vigente y directivas metodológicas emitidas por el órgano rector del Sistema de Presupuesto en la Administración Pública, el presupuesto de la República se ejecuta a través del Calendario trimestral, de probación mensual. En este caso, este hecho administrativo - presupuestal, debe reflejarse en una cuenta de control, en este caso la cuenta 05 que se denominará 05 AUTORIZACIONES APROBADAS, en el siguiente contenido.

051 Autorizaciones de giro aprobadas - DIGA Gobierno Central.

052 Autorizaciones de Giro, Gobiernos Regionales.

053 Autorizaciones de  Giro aprobadas.- Descentralizador y autónomas.

054 Aprobaciones regionales.

055 Línea de crédito.- aprobadas.

056 Autorizaciones de pago Banco de la Nación.

057 Autorizaciones de Giro aprobadas.- entidades captadoras.

058 Calendarios presupuestales aprobados.

Como consecuencia del cambio anterior la cuenta 06 tendrá la siguiente denominación AUTORIZACIONES POR UTILIZAR: Su contenido es:

061 Autorizaciones de giro por utilizar DIGA Gobierno Central.

062 Autorizaciones de giro por utiliza Gobierno Regional.

063 Autorizaciones de giro por utilizar. Descentralizadas y autónomas.

064 Aprobaciones regionales por utilizar.

065 Líneas de crédito por utilizar.

066 Autorizaciones de pago por utilizar, Banco de la Nación.

067 Autorización de giro por utilizar entidades captadoras.

068 Calendarios presupuestales por utilizar..

Nótese, que los contenidos se actualizan con la actual demarcación territorial del país y se permite obtener líneas de crédito con entidades financieras diversas.

Es preciso aclarar que la cuenta 96 Asignaciones presupuestales aprobadas contendrían dos  divisionarias:

961 Ingresos.

962 Egresos.

Las entidades aperturarán las divisionarias en función a las fuentes de financiamietno, programas y clasificadores objeto del Ingreso y Gasto.

La cuenta 016 Aprobaciones, modificaciones y cierre presupuestal contendrá las siguientes divisionarias:

0161 Ingresos.

0162 Egresos.

Las entidades aperturarán las sub-divisionarias en función a las fuentes de financiamiento, programas y clasificadores objeto del Ingreso y del Gasto.

La cuenta 026 Aprobaciones, Modificaciones y Cierre presupuestal por utilizar contendría las siguientes divisionarias:

0261 Ingresos.

0262 Egresos.

Las entidades aperturarán las sub divisionarias en función a las fuentes de financiamiento, programas y clasificadores objeto del Ingreso y del gasto.

La cuenta 058 Calendarios Presupuestales Aprobadas contendría las siguientes divisionarias:

0581 Ingresos.

0582 Egresos.

las entidades aperturarán la sub-divisionarias en función a las fuentes de financiamiento, programas y clasificadores objeto del Ingreso y Gasto.

La cuenta 068 Calendarios Presupuéstales por utilizar contendría las siguientes divisionarias:

0691 Ingresos.

0682 Egresos.

Las entidades aperturarán las sub - divisionarias en función  a las fuentes de financiamiento, programas y clasificadores objetos del Ingreso y Gasto.

Es preciso también uniformizar la aplicación del principio económico de Ingreso Presupuestal con el de Egreso presupuestal. De tal forma que el registros se efectúe cuando se  haya ingresado y egresado fondos de acuerdo con el principio económico del devengado.

3.3.2.3. LA CONTABILIDAD DE COSTOS DE ENTIDADES DE GESTIÓN

En la aplicación de la Contabilidad Gubernamental, si bien se ha previsto la implantación de Costos en entidades de gestión gubernamental, aún no se ha efectuado.

El objeto es proveer información no solamente  de carácter financiero sino también de carácter físico, demostrar el costo por programa o proyecto. Esto significa organizar los productos presupuestales representativos de un programa mediante nomenclatura, cuentas que tengan un rigor deductivo, porque primero se les agrupa en conceptos homogéneos generales, estas se dividen en conceptos homogéneos específicos,  con comprensión lógica y menor extensión, de acuerdo con las necesidades de información.

Como en la Contabilidad Financiera: se agrupan transacciones homogéneas en cuentas del mayor, estas se dividen en sub-cuentas o divisionarias.

En las unidades financieras la nomenclatura de las cuentas tienen tres bases universales: las cuentas del activo, las cuentas del pasivo y las cuentas del patrimonio. Sobre esa base se elabora el Plan de Cuentas que, utilizando niveles de extensión lógica, va deduciendo de lo más general a lo más específico, los grados de clasificación.

Igualmente sucede con las unidades físicas. La diferencia consiste en que las unidades físicas tienen diferente naturaleza y mediciones, dependiendo de las características de cada programa.

La  contabilidad de costos gubernamentales presta un valioso servicio en lo relacionado a Proyectos porque le propone una relación de unidades físicas  totalmente coincidente con los rubros y elementos que conforman los costos directos o indirectos de cada uno de ellos. Mas todavía, es la entidad, especialmente si es inversora, el que le da la base e incluso propone los conceptos y la relación de las unidades físicas.

La contabilidad de costos gubernamentales debe tratar a  cada programa que suscita productos y a sus unidades físicas las agruparía en forma tradicional:

a) Materia prima o unidad primaria.

b) Producto intermedio o unidad secundaria y

c) Producto final o unidad terciaría.

UNA NECESARIA VINCULACIÓN: Un primer aspecto de vinculación entre la contabilidad de costos con la contabilidad financiera, radica en la nomenclatura de unidades físicas con las cuentas de los activos reales del Estado de Situación Financiera.

Un segundo aspecto es la vinculación que debe existir entre el Clasificador Objeto del Gasto con los conceptos de la Metodología de Costos. Es necesario recalcar que el referido clasificador también está relacionado por las cuentas de Gastos o Inversión de la Contabilidad Financiera.

El Plan Contable financiero y el Clasificador Objeto del Gasto se integran con los conceptos típicos de los costos: fijos, variables, directos o indirectos, materia prima, producto intermedio y producto final.

Los costos gubernamentales, al integrarse con el presupuesto facilita el control de la ejecución en términos físicos y facilita que se obtenga información para el control de los productos y cumplimiento de objetivos y metas.

Los costos tanto por procesos como por unidades, son perfectamente utilizables para entidades y organismos inversores como prestadores de servicio.

Es necesario tener presente que el presupuesto por programas, constituye la implementación de costos predeterminados por programas.

3.3.2.4. ENUNCIADO PRÁCTICO

A continuación me permito presentar la secuencia de los asientos en una entidad pública, en la cual se verificaría la integración de la Contabilidad Financiera, la de Costos y la de presupuesto, teniendo como base la propuesta del Plan Contable Gubernamental.

ENUNCIADO PRÁCTICO

INTEGRACIÓN DE LA CONTABILIDAD  FINANCIERA COSTOS Y PRESUPUESTAL

1. Por el valor inicial del Presupuesto de Ingresos y las ampliaciones por fuentes de financiamiento.

En la Contabilidad Financiera.

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2. Por el valor inicial y las ampliaciones del presupuesto de gestos aprobados para el ejercicio.

En la Contabilidad Financiera

fig004.jpg

3. Por el monto de lo ingresos

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4. Por el monto de las autorizaciones periódicas por gastos e inversiones

En la Contabilidad Financiera

fig006.jpg

5. Por el valor de las órdenes de compra aprobadas

En la Contabilidad Financiera

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5b:

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5c:

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6. Por el ingreso de materiales primas

fig010.jpg

6b:

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7. Por la salida de la materia prima para la transformación en producto

En la Contabilidad Financiera

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8. Al ingresar las materias insumos para su transformación en producto intermedio terminal

En la Contabilidad de Costos

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9. Cuando cancelamos la adquisición y/o  compromiso presupuestal o patrimonial

En la Contabilidad Financiera

fig014.jpg

En la Contabilidad Presupuestaria

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10. Cuando los insumos son realmente utilizados para el producto o al finalizar el período por los insumos que realmente se han utilizado en el producto en proceso.

En la Contabilidad Financiera

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11. Para registrar los gastos indirectos que intervienen en la consecución del producto:

En la Contabilidad Financiera

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12. Cuando los productos ingresan al almacén

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Se debe tener presente que si el servicio no tendría registro en la contabilidad financiera ni presupuestal solamente en la contabilidad de costos con el siguiente registro:

94 - Costos de Producción

90 - Costos Pre - determinados

13. Por la salida de los almacenes por venta de los productos:

En la Contabilidad Financiera

fig019.jpg

Previamente se clasifica a la cuenta:

25 Productos Terminados trasladando a la cuenta 20 Mercadería.

14. Para registrar la venta del producto

En la Contabilidad Financiera

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fig021.jpg

En la Contabilidad Presupuestal

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3.3.3. SISTEMATIZACIÓN INTEGRAL DE LA ADMINISTRACIÓN FINANCIERA.

El planteo de distintos objetos y la disposición de variado número de instrumentos y sistemas administrativos para cumplir los fines del Estado, conlleva el riesgo de la dispersión conceptual y operativa.

En ese entendido, los expertos que analizan la economía pública, han puesto el énfasis en la modernización de la función del gobierno adaptada a las nuevas circunstancias, nuevos  contextos y perspectivas de desarrollo, mediante la definición de objetivos, funciones, reestructuras organizacionales, administración de recursos, procedimientos de trabajo, análisis de resultados como también medir el impacto de las acciones cumplidas.

Distintos organismos y asociaciones internacionales han brindado su apoyo a estos análisis, que en definitiva han seguido el criterio básico de mejorar la Administración Financiera del Estado, en la amplia acepción de su concepto.

El administrar los recursos financieros no se limita solamente a establecer un sistema para recaudar y aplicar los ingresos y gastos públicos; es necesario además analizar e interpretar los efectos que producen en el Sector Privado y la economía toda del país, considerando que el trasiego de recursos forma parte de la política instrumental de los gobiernos.

El gran objetivo de los conductores de las finanzas públicas debe ser el de influenciar a los que toman las decisiones en el gobierno, de manera que lo aprobado sea lo más sabio y prudente. No puede pensarse que las acciones de gobierno estén supeditadas exclusivamente a resultados financieros, pero muchas decisiones claves se toman en base a realidades políticas sin haberse realizado un análisis cuidadoso de sus impactos futuros.

En la Administración Financiera el proceso de toma de decisiones es una tarea que presenta alto grado de riesgo, incertidumbre y dificultad en las diversas etapas del ciclo administrativo; fijación de objetivos reales, definición de estrategias, establecimiento de políticas, delimitar planes, ejecución de acciones y evaluación permanente del rendimiento a fin de retroalimentar el sistema en forma continua.

En tal situación las decisiones no pueden responder a la intuición o instinto de los individuos, como tampoco a la aplicación de resultados empíricos sino que deben ser la consecuencia de acciones sistemáticas basadas en el conocimiento y criterio de los individuos, capacidad para captar e interpretar la información que el medio ambiente trasmite y evaluación de  la información que la propia organización emite.

La complejidad del universo económico ha hecho que tome preponderancia, dentro de una buena administración financiera, la obtención de recursos en términos de caja  disponible para financiar las demandas de servicios que fueron aceptadas por el gobierno. Ello hace que hoy se concentren los enfoques en los flujos de caja y su administración, porque sin caja no es posible ejecutar el presupuesto.

Tanto el procesamiento de las transacciones así como los controles subsecuentes, deben estar sustentados en el desarrollo de sistemas de información adecuadas, los cuales habrán de ajustarse lo más estrechamente posible a la estructura y tareas de la organización, pero también permitir reaccionar con gran flexibilidad frente a cambios que pueden producirse.

La tendencia de los gobiernos en los últimos años ha sido privatizar actividades, especialmente comerciales e industriales; pero también ha ido incrementando su esfera de acción en otros campos -especialmente sociales- en virtud de los requerimientos de diversos sectores de la sociedad, lo cual hace que exista mayor ámbito de actuación y consecuentemente mayor dispersión en su accionar.

Una de las crecientes necesidades de los países en vías de desarrollo, es justamente buscar la integración de las funciones y responsabilidades financieras básicas dentro de un Sistema único y coordinado, es decir un sistema integrador que permita captar al fenómeno público a partir de sus diversas facetas.

La alta tecnología es aquella que cuenta con un alto contenido de información. Su generación lleva a un cambio en el equilibrio cualitativo y cuantitativo de los recursos materiales requeridos para sostener un proceso de desarrollo autónomo.

Agregar valor, es adicionar un contenido de información a los recursos. Así, el desarrollo se visualiza como el perfeccionamiento de la capacidad de agregar valor a los factores de producción o de servicios, de modo que se puedan satisfacer las necesidades materiales e intelectuales de todos los miembros de una sociedad.

Para tal efecto las administraciones públicas por su tamaño y el volumen de datos que deben manejar, utilizan la tecnología informática.

El disponer de esta tecnología es importante, no sólo por el quantum de información a procesar, sino por la necesidad de interrelacionar los subsistemas responsables de planificar, procesar e informar respecto a los recursos en términos financieros, dentro de un gran sistema que los integra a todos.

Los  sistemas más importantes dentro de un sistema global de administración financiera son:

PRESUPUESTO: Programación  y ejecución de los ingresos y egresos del gobierno y sus entidades.

TESORERÍA: Manejo, registro y custodia del efectivo y valores y las obligaciones de corto plazo.

CRÉDITO PÚBLICO: Administración y registro de la deuda pública tanto interna como externa.

CONTABILIDAD: Diseño y manejo del sistema de registro integrado de los activos, pasivos, patrimonio, ,cuentas de orden, ingresos, gastos, presupuestos y costos.

La integración de los internos permitirá al Estado incrementar su eficacia y eficiencia, así como también mejorar la prestación de los servicios, buscando alcanzar la calidad total.

De acuerdo al planteamiento que se efectúa se busca presupuesto:

A) El presupuesto debe ser un instrumento de gestión y no un mero documento a los efectos de cumplir requisitos legales;

B) Hacer público el Presupuesto del Estado y sus  variaciones para una gestión transparente.

C) El control debe efectuarse por partidas genéricos.

En de las técnicas  de presupuestación, se está omitiendo al usuario, al administrado, al contribuyente. Dichas técnicas no consideran que la actividad estatal puede obligar al ciudadano, a la empresa, a  gastar directa o indirectamente sus propios dineros y buena parte de su tiempo, como consecuencia de la decisión de los organismos públicos de asignar recursos a una cierta actividad o de afectarla de determinada manera.

Además, cada vez existen más externalidades de la actividad estatal cuyo costo no recae las finanzas públicas sino sobre la sociedad y cada vez más importará tenerlas en consideración.

Es necesario generar nuevas técnicas para obtener un presupuesto más global, más auténtico que tome en consideración todos los costos del Estado y de la población, aplicando un concepto integral, para así poder tomar decisiones con toda la información relevante, en especial, aquellos recursos no estatales involucrado sin perjuicio de error contablemente la caja.

Sólo así seremos juntos con la gente y racionales con los recursos que como todos sabemos, son ajenos.

TESORERÍA

El flujo de la tesorería debiera ser controlado y  dirigido por un gerente financiero que al igual a las empresas privadas, fuera el máximo ejecutivo con las responsabilidades y atribuciones inherentes al cargo (tesorero general de la nación o similar).

Sin embargo, pocos gobiernos tienen una identificación clara del o de los responsables  financieros y a menudo se dividen las funciones financieras básicas entre varias entidades, las cuales en vez de integrarse para lograr el mejor resultado, compiten por influenciar o prevalecer a la hora de la toma de decisiones.

Así como preconizamos la unificación en una sola cabeza del mando financiero, también es imprescindible la unidad de caja, es decir, todos los ingresos que percibe el gobierno por conceptos de impuestos, tasas, tarifas, precio u otro tipo de recursos, deben ser registrados en la tesorería general de una cuenta corriente única. Asimismo tesorería tipo de egresos debiera  ser pagado contra la citada cuenta mediante autorizaciones de salidas de fondos emitidas a favor  de las correspondientes reparticiones.

Deben evitarse costumbres que se originan a su vez en leyes que creaban fondos especiales para entidades, las cuales tenían cierta autonomía financiera y por ende fondo que manejaban a su  criterio, sin importar el esquema global del resto de la administración pública. Esto genera no sólo fondos ociosos sino costos importantes para el Estado en función de que esté es oportunidad de baja recaudación debe salir a colocar deuda pública para paliar las dificultades de caja sin poder hacer uso de aquellos dineros disponibles de las citadas entidades porque la ley expresamente les vedaba su utilización.

CRÉDITO PÚBLICO:

La aparición de los fenómenos recesivo e inflacionaria en los años 70  y la complejidad del universo económico, hicieron fuerte impacto en las finanzas públicas y fue moneda  común la existencia de desequilibrios fiscales extendidos así como el recurrir  a la emisión de deuda externa o contratación de préstamos con el exterior fomentados a su vez por las facilidades que otorgaban los petrodólares.

A principios de los 80 se produce una verdadera revolución en la política económica, prácticamente en todo el mundo que provoca una vuelta a las disciplinas del mercado, a una primacía de los principios económico a la vez que aparece una actitud de desconfianza con respecto a la intervención estatal.

Las carencias administrativas en materia de control de los gastos que hicieron fuertemente, provocaron el aumento sostenido de la deuda, a la insuficiencia financiera para efectuar pagos.

Hoy día se le mira al Crédito Público como parte integral del sistema financiero ya que una combinación adecuada de la administración de caja y de la deuda necesariamente habrá de contribuir al financiamiento ordenado de los programas y el logro de los objetivos presupuestales.

El endeudamiento público es un medio sumamente útil para responder periódicamente a las dificultades estacionales de caja y sirve como alternativa de decisiones políticas de no aumentar los impuestos en un momento dado y además es un instrumento importante como puntal de desarrollo en proyectos para los cuales los países no tienen suficiente autofinanciamiento.

La contabilidad como sistema de gestión gubernamental

La Contabilidad Gubernamental no puede separarse del resto de los sistemas de información a pesar de tener un ámbito de actuación propio y sus reglas de desempeño.

En su concepción clásica la contabilidad suministra información financiera para terceros que son la ciudadanía en su conjunto, el poder legislativo, los acreedores, los inversores y otros usuarios en general.

La rige un propósito nítido de control que busca asegurar la honestidad y legalidad en el manejo de fondos valores y bienes públicos.

El avance de la tecnología le permite elaborar informes oportunos para la toma de decisiones que facilite la acción en las distintas  etapas de la Gestión Pública Planificación, Programación y ejecución presupuestal.

El carácter diferenciado de cada circuito informativo cabría ligarlo al sistema básico para que por medio de clasificaciones apropiadas podamos centralizar una información polifuncional.

De tal manera que:

Es posible definir un sistema e informaciones globales distinguiendo, partiendo de la contabilidad.

2B. La contabilidad económica (cuentas nacionales)

3C. El sistema estadístico

La Cuenta General de la República

En la medida de la Contabilidad Gubernamental forma parte del sistema integrado del gobierno debe tener a ordenarse permitiendo en su articulación interna componentes diferenciadores que permitan absorber las distintas realidades de las diversas unidades estatales.

La Contabilidad Gubernamental como elemento del sistema integrado de información permite generar datos sobre:

·         Variaciones en la composición de bienes derechos y obligaciones de la organización.

·         Comparación con las proyecciones realizadas.

·         Formación de  datos estadísticos y contribución al desarrollo de modelos de simulación.

·         Evaluación de la gestión de la administración.

·         Agudiza el juicio sobre la probabilidad de ocurrencia de determinados hechos y el posible impacto que puede tener la contingencia sobre el  flujo de fondos o el efectivo disponible.

Definida la necesidad de la sistemación integral de la administración peruana para su puesta en marcha apelamos a los extraordinarios avances que se han alcanzado en materia de Sistemas de cómputo permitirá implantar la presente  alternativa y propiciará que el Gobierno de turno tenga los sistemas administrativos integrados. Para el desarrollo de los modernos sistemas es fundamental contar con una base de datos común,  única y confiable, así como aplicar un programa integral de capacitación orientada a los principales elementos de la gestión gubernamental.

La alternativa es la creación del Sistema de Información Contable como instrumento de información múltiple, debiendo tener un Centro Nacional, ubicado en la Contaduría Pública a lo cual debe reportar diariamente los Centros Base (cada Pliego Presupuestal) sobre los movimientos que han efectuado, de tal manera que el Centro Nacional en conexión con los Centros Nacionales de los otros sistemas le brinde toda la información necesaria eliminando de tal manera cientos de trámites.

Además este Centro Nacional, procesará los informes de movimientos, balances y estados financieros y presupuestales de cada Pliego, lo cual permitirá contar con personal calificado dedicado a perfeccionar el Sistema de Contabilidad Gubernamental, asesorar a la Alta Dirección en materia de su competencia y participar en la Administración con  voz y voto.

El SIC, como todo sistema es un conjunto armónico de normas, procesos debidamente interrelacionados y cuyo objetivo fundamental  es la de proporcionar información para la toma de decisiones en los diferentes niveles de gobierno y presentar alternativas de solución.

Al ser un Sistema, las relaciones entre los distintos elementos que la componen se verificará a través de flujos de información tal como se presenta a continuación.

OBJETIVOS DEL SISTEMA INFORMACIÓN CONTABLE (SIC)

1. Proporcionar información a los responsables de la gestión de Gobierno.

2. Simplificación de Procesos Administrativos.

3. Elaborar los estados financieros y presupuestales (cuenta general) y cuentas  nacionales en forma oportuna, confiable e integral.

CARACTERÍSTICA

- Concebido en términos de seguridad y sencillez.

- El fácil manejo del sistema permite su adecuada utilización sin que requiera del personal especializado.

- Presenta una estructura modular, compuesta de varios sistemas interrelacionados (Presupuesto, Tesorería, Crédito Público, Contabilidad y Abastecimiento).

- Los datos se ingresarán por una sola vez, su proceso es centralizado proporcionando información especializada.

- Incorpora controles de acceso lógico a la información.

- Utilización de claves de acceso.

- Definición de rangos limitados.

- Se registran los movimientos realizados.

OBJETIVOS DEL SIC

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INTEGRACIÓN CONTABILIDAD PRESUPUESTO

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INTEGRACIÓN CONTABILIDAD ABASTECIMIENTO

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INTEGRACIÓN CONTABILIDAD TESORERÍA

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METODOLOGÍA:

El SIC, es la centralización de todos los procesos que tienen incidencia contable presupuestal y la transmisión de información a Pliegos Presupuestales y Sistemas Administrativos, dentro de la gestión gubernamental.

De tal forma que será utilizada por:

a)Los directivos de los entes públicos, para llevar a cabo su función en forma eficiente y eficaz.

b) Los organismos de los sistemas administrativos para  poner de manifiesto irregularidades o desviaciones;

c) Los órganos de  control para supervisar la actuación administrativa;

d) Las empresas o entidades para conocer la actividad económica del Sector Público, que condiciona en gran manera las suyas propias.

e) Los ciudadanos en general, para poder ejercer con conocimiento de causa, los derechos que les correspondan de acuerdo con la Constitución.

El sistema está  diseñado para servir como herramienta imprescindible para los gestores del gasto, en orden a lograr los objetivos que se le han encomendado, con el mayor grado de eficiencia.

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El Centro Nacional del Sistema Información Contable (SIC) proporcionará datos actualizados a todos los sistemas.

De tal manera que puede  proporcionar al Tesoro Público todo lo referente a la información, que solicita a los usuarios como los T2, compromisos pendientes de pago, etc.

De igual manera tendrá actualizada la ejecución presupuestal de tal modo que pueden solicitarse modificaciones presupuestales y cambio de metas y productos brutos terminales.

En lo relacionado a abastecimiento; estadística de consumo, inventarios permanentes, etc. servirá de fuente de información perenne.

BASES O PLATAFORMAS

El Sistema planteado descansa sobre lo siguiente:

a) Es un sistema integrado de información, ya que toda información que se recoge sirve para múltiples fines, varios sistemas.

b) Parte de la información que proporcionan los sistemas administrativos vinculados al registro  contable.

c) Se trata de una contabilidad para la gestión gubernamental oportuna, confiable o integral.

d) Las funciones de contabilidad se desconcentran en cada centro contable base (Pliego, presupuestal, etc.).

e) Está soportado informáticamente y basado en la automatización puesto que los datos recogidos son registrados una única vez, produciendo efectos en todos los lugares en que afecten a los mismos. Cada pliego presupuestal tendrá su información actualizada.

f) El sistema simplifica los procedimientos contable-administrativos mediante el registro y  proceso de los datos objeto de Contabilización:

g) La seguridad de funcionamiento se consigue mediante la unidad de criterio contable, el tratamiento informático homogéneo en todos los centros contables y la  comunicación y  coordinación entre los mismos, con los cual se garantiza la coherencia de la información obtenida y se evita escasez que provoque deficiencias en la información consolidada.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La organización se apoya en base a los siguientes Centros:

·         Centro Nacional Contable: Contaduría Pública.

·         Centro Base de Gestión Financiera: Las Oficinas de Contabilidad o quienes hagan  sus veces.

PROCESOS

Las oficinas de contabilidad reportarán información a través de terminales que alimentarían al Centro Nacional. En caso que no contasen con información automatizada o equipo similar harían llegar la información semanalmente las hojas de codificación contable.

La Contaduría Pública, se reorganizaría por Sectores de la Administración Pública, de acuerdo con la estructura presupuestal. Cada sectorialista se encargaría de procesar la información y obtener los informes de movimiento, balances, estados financieros y presupuestales u otra información que se le solicite. Obtenido tal producto coordinará con el Centro Base para su conformidad y firma.

Los  Sistemas Administrativos, deberán adecuar sus procedimientos y registros para agilizar los trámites.

En cada Pliego Presupuestal se conformarían comisiones de trabajo para la implantación del SIC. Dicha comisión deberá estar presidida por el funcionario de más alta categoría o nivel de la parte administrativa y estaría integrada por los representantes calificados de los sistemas administrativos especialmente los Jefes y/o Directores. Además pertenece a la Comisión un representante del Centro Nacional (Contaduría Pública).

Todos los Centros deben estar interconectados, debiendo utilizar los medios informáticos más avanzados o recomendados de acuerdo con su disponibilidad financiera y/o presupuestal que permita el correcto y eficaz funcionamiento del sistema.

ESQUEMA DE FLUJO

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Debido a la complejidad y cantidad de entidades podría optarse en un inicio por cualesquiera de estas alternativas.

EN EL GOBIERNO CENTRAL

1) Que la información base se centralice en los Servicios y que estos, previa conciliación lo comuniquen al Centro Nacional.

2) Que cada Centro Base lo remita directamente al Centro Nacional.

3) Utilizar una forma mixta.

EN EL GOBIERNO LOCAL

1) Los Centros Bases serían los concejos distritales de Lima Metropolitana.

2) Los Concejos Provinciales, podrían centralizar la información de sus concejos distritales y centros poblados más la que genera cada concejo provincial.

3) La Contaduría de la Nación es el Centro Nacional.

EN GOBIERNO REGIONALES

1) Las micro-regiones serían los centros primarios.

2) Las sub-regiones vendrían a ser los  centros bases.

3) Las regiones vendrían a ser los Centros Institucionales.

4) La Contaduría de la Nación es el Centro Nacional.

SEGURIDADES DEL SISTEMA

Dentro de cualquier sistema informático adquiere una revelancia importante el tema relativo a la seguridad de la información.

En el planteamiento propuesto el Sistema Información Contable establecería la seguridad en tres niveles:

a) Interno.

b) En las comunicaciones.

c) Coherencia interna.

En lo interno el control de acceso al sistema mediante la creación de palabras de paso (pass words) y asociación de funciones específicas a dichas palabras, de forma que solo puedan acceder al sistema, los usuarios permitidos, realizando las funciones que tengan asignadas.

En la seguridad de las comunicaciones mediante la utilización de palabras de paso modificables día a día  y controles de lote para evitar los posibles “pinchazos de línea”.

La seguridad en la coherencia de los datos es evitar la duplicidad de fechas mediante la utilización de calendarios, de función de procesos que eviten el ordenar más de una vez transacción.

PRODUCTOS DEL SIC

Los productos que proporciona el Sistema de Información se materializa en la siguiente forma:

1. Obtención de los libros contables, estados financieros y presupuestales con una calidad y oportunidad que permite su presentación directa al gestor evitando demoras y emisiones, facilitando la toma de decisiones.

2. Obtención de información puntual con tiempos de respuesta mínimos (segundos) a través de pantalla, confiriendo al sistema una gran agilidad.

3. Obtención de información impresa de carácter esporádico es decir solicitada por los responsables de los diversos centros para una mejor gestión de los mismos, tales como:

·         Conciliaciones de fondos y bienes

·         Inventarios

·         Disponibilidad presupuestal por categoría programática

·         Disponibilidad Financiera

·         Registro de deudas y creencias

·         Margesi de bienes

·         Posición de caja, situación de la deuda, etc.

4. Personalización de la información a obtener por parte de cada gestor y que le permite tener a cada uno de ellos información específica para el mejor cumplimiento de sus fines.

INFORMATIZACIÓN DE LOS SISTEMAS

La integración de los sistemas de administración financiera es factible en la medida en que se cuente con un adecuado soporte computarizado.

La interactividad, correctamente dimensionada, garantizará simplicidad y rapidez en la operación; la organización de la información en bases de datos,  asegurando la confiabilidad e integridad de los datos almacenados.

De esta forma, se registrará  una sola vez cada transacción, en forma distribuida y se integrará la información jerarquizada y relaciona de modo tal que resulte fácilmente accesible, tanto para uso operativo como para la toma de decisiones a nivel político y directivo.

Como secuencia lógica del Sistema Integrado de Administración Financiera se tiene:

1. El Proceso se inicia con la Planificación a Largo, Mediano y Corto Plazo.

2. Programación, formulación y aprobación del presupuesto anual.

3. Elaboración de los Asientos Contables de Apertura.

4. Se registra la apertura  del presupuesto aprobado de acuerdo con la estructura programática. El sistema es alimentado en esta etapa automática por medio magnético.

5. Se registra la programación del gasto por cuotas de compromiso trimestrales y cuotas de pagos mensuales.

6. Empieza la ejecución del presupuesto.

7. Se elabora conciliaciones bancarias, diarias de todas las cuentas corrientes del Tesoro, para el control de disponibilidades y pagos a efectuarse durante el día.

8. Además, es posible efectuar reprogramaciones o modificaciones presupuestarias en el  curso de la ejecución.

9. El sistema permite obtener la ejecución presupuestaria instantánea.

10. Con los reportes de ejecución se evalúa el presupuesto para determinar directivas de formulación de la próxima gestión y cumplimiento de objetivos y metas.

Como resultado de la integración del Sistema de Información Financiera se obtiene:

1. Conciliación bancaria diaria.

2. Ejecución presupuestaria a tiempo real o instantánea.

3. Clasificación económica.

4. Estados Financieros.

5. Préstamos en Gestión y por  Entidad Financiera.

6. Servicio de la Deuda (Intereses, Amortizaciones y Comisiones).

7. Deuda de Organismos Financieros.

8. Nivel de Ejecución de los Préstamos.

Asimismo esta información por conversión automática produce:

1. Cuentas Nacionales.

2. Estadísticas Financieras.

3. Cuenta General de la República.

La modernización de la Administración Pública requiere de una estructura organizativa formal y la implantación de un Código de Procedimientos Administrativos. Esto es fundamental  y prioritario para el funcionamiento eficiente, sirviendo de medios de comunicación y coordinación entre los titulares de los distintos cargos y niveles de una organización.

Su implantación trae beneficios tales como, generar información oportuna y confiable para la toma de decisiones.

- Interrelacionar los sistemas de administración financiera con los de control interno y externo, con la finalidad de facilitar la eficacia de éstos.

- Realizar la gestión de los recursos públicos  en un marco de absoluta transparencia.

- Facilitar la gestión.

Este modelo como parte de la reforma administrativa del Estado, intenta contribuir a lograr una Administración Pública con capacidad para instrumentar eficientemente las decisiones del poder político, así como contar con funcionarios públicos capacitados, orgullosos de su actividad y comprometidos con la tarea de alcanzar el bienestar de la sociedad.

3.3.4. EL CONTADOR PÚBLICO, SU ROL EN EL SISTEMA

Para ocupar el cargo de Contador General, Director de Administración Financiera o sus equivalentes, se requiere actualmente entre otros requisitos, tener el título profesional del Contador Público, estar colegiado y, lo más importante, ser de confianza de los funcionarios de la Alta Dirección, incluyendo al titular del Pliego.

Las remuneraciones no son parecidas ni menos iguales por la misma función que desempeñan en las diferentes entidades de gestión Gubernamental. Así existe diferentes importes como entidades existan. El Contador del Ministerio de Educación percibe diferente remuneración que al Contador de un Gobierno Local; estos diferentes al de una Institución Pública Descentralizada, todos estos diferentes a los de otros Poderes del Estado como el Legislativo y el Judicial u organismo como las Superintendencias de Aduanas y Tributación. Existen Contadores en Régimen de la Ley 4916 y otros con el D.L. 276. Últimamente algunas entidades como Sunat, Sunad, Superintendencia, Contraloría, han elevado las remuneraciones haciendo más visible las diferencias. Urge una política de remuneraciones.

Un buen porcentaje de los que ingresan a trabajar en las oficinas contables no tienen los conocimientos básicos sobre la teoría y práctica de la Contabilidad Gubernamental. Ahí,  en el trabajo, aprenden y la gran mayoría de veces aprenden solo un aspecto del sistema no teniendo idea hacia donde conduce su labor, la capacitación es superficial. Cuando aprenden y tienen mayor preparación tratan de buscar mejores horizontes o son tentados por otros pliegos que les ofrecen mejores ingresos. La mayoría del personal contable trata de cumplir las Directivas y normas que emite el órgano rector de cada sistema administrativo y lo que le señala la autoridad administrativa, aunque ellas no sean adaptables a su entidad y a los principios.

El órgano de control interno, en una porción significativa de casos, va a  desdibujar la imagen de su colega Contador. No es el asesor, consejero es el fiscalizador. La idea de encontrar el mayor número de errores aún fuesen no relevantes es lo que predomina. Lo importante es llenar varias cartillas de observaciones para ser  más importantes. Se detectan efectos no causas. Hay que agregar que el Jefe de Órgano de Control Interno también es un puesto de confianza por lo que generalmente debe seguir instrucciones del titular del Pliego.

La Alta Dirección al recibir los Estados Financieros  y presupuestales no le brinda la atención y generalmente le envía al órgano de control para su revisión y opinión sucede que en muchas entidades de gestión gubernamental por no decir todos los órganos de control, no observan ni piden sanción a los órganos de línea, asesoramiento porque no conocen el giro o razón de la entidad o por temor a perder la confianza. Como conocemos siempre los rindentes sancionables o posibles de sanción son los de órganos de apoyo. Me pregunto: Qué responsabilidad tienen los que han sumergido en lo pero crisis social, económica y moral al país?. Dónde están los que fracasaron con la planificación, el presupuesto base cero?. Por qué bajo le crecimiento y productivo de los sectores como agricultura, minería, hidrocarburos?

Por último, la Contaduría General de la República, no asumen la defensa del Contador honesto que por cumplir las normas y dispositivos es removido de su cargo por razones políticas o simplemente por haber perdido la confianza. ¿Y el Colegio de Contadores Públicos y su Comité de Defensa Profesional?.

Las entidades gubernamentales no tienen fines pecuniarios. Su fin no es ganar dinero. Su razón de ser su producto terminal es proporcionar un servicio de calidad mediante la utilización de recursos. Entonces los usuarios, la ciudadanía necesita conocer las informaciones contables y presupuestales para ver cómo se están utilizando los recursos que han puesto en manos de la entidad sobre la que se informa.

El Contador Público al servicio del Estado, en entidades de gestión gubernamental tiene como una de sus funciones principales demostrar cómo se gastaron los recursos recaudados del pueblo, además de vigilar y mantener los sistemas de  controles internos sobre los distintos programas del Estado, para garantizar el manejo de los mencionados recursos en la forma en que fue planificada y presupuestada.

El Contador Público al servicio del Estado, en entidades de gestión gubernamental es parte del pueblo y como tal tiene que vivir con los ojos del pueblo. Son los encargados de dejar la evidencia en manejos pulcros, eficientes. De los informes contables que emite puede recalcar la credibilidad de los buenos manejos de recursos de parte de Gobierno de turno.

El Contador Público al servicio del Estado, en entidades de gestión gubernamental debe vencer tentaciones enormes tanto del Sector Privado como del Sector Público, vivir con amenazas vedadas o no por parte de autoridades en los diferentes gobiernos o de males integrantes del organismo de control posterior de las entidades (Inspectorías) que confunden control con fiscalización o represión; rechazar sobornos de usuarios o corruptos funcionarios, mientras pasa por sus manos la evidencia del enriquecimiento ilícito. A esto se suma las míseras remuneraciones que perciben. Para sobrevivir debe ser intachables e intocables.

En el contexto en que se desenvuelve el Contador Público servicio del Estado, en entidades de gestión gubernamental debe valer su criterio profesional más que el beneficio  político al momento de decidir sobre  tratamiento contable de transacciones de origen dudoso o sobre las revelaciones necesarias de estas transacciones en los informes contables. Al hacerlo quizá sea merecedor de “pérdida de confianza”, represalia y ponga en riesgo su trabajo y en algunos casos hasta su vida. A pesar de estas amenazas debemos denunciar a través del los informes los hechos que configuran delitos, de no hacerlo se contribuye a dejar colapsar a nuestro país y nuestra profesión en la vorágine  de la corrupción y el descrédito.

La impresión de que todo se puede hacer en la contabilidad, ha surgido por la falta de valentía o de honradez de algunos contadores al momento de decidir la forma de hacer su trabajo. Para evitar esto debe mantenerse en alerta en todo momento. Cuando se le pida cruzar la línea entre lo correcto y lo incorrecto podemos reaccionar y expresar claramente nuestro juicio profesional y nuestro rechazo a ser partícipes en lo que sería un engaño.

Muchas veces algunos contadores tiene la encrucijada de ser honestos o simpáticos con las autoridades. De seguir ese camino corremos el riesgo de hacer lo que ellos quieran.

Los Contadores Públicos al servicio del Estado, en entidades de gestión gubernamental debemos estar conscientes que somos partícipes del manejo de los recursos del pueblo y existe la enorme responsabilidad de rendir cuenta al pueblo. Cualquier informe financiero presupuestal que no esté dirigido hacia el rendimiento de cuentas claras y precisas no cumple con ese objetivo y no tiene utilidad. Y no nos conformemos con informar a medias o en forma ambigua. Los informes vagos no sirven, con lo que le quitamos valor a nuestra profesión; además los informes vagos puede hacerse cómplices de fraudes y desfalcos, que ubica a los contadores.

El mundo financiero y económico está en constante evolución y nosotros los profesionales contables somos los primeros que debemos acompañar los avances y adelantos en materia de negocios, ante la más exigente demanda de servicios profesionales.

El manejo de los recursos implica una gran responsabilidad y amerita el mejor de los esfuerzos para satisfacer la serie de demandas que se deriva de sus acciones. La responsabilidad y ética profesional están en juego. Para ello, deben denunciar o impedir actos ilícitos inclusive a negarse a realizar tareas que no están de acuerdo con la ética y la moral.

La apreciación del grado de participación activa del Contador Público en la vida contemporánea resalta la trascendencia en la contabilidad de los agregados macroeconómicos y su información perspectiva de dos asuntos en que la valía de los servicios que presta el Contador no goza del reconocimiento público estos son: la contabilidad de los agregados económicos (Contabilidad Nacional, Contabilidad Social) y su contribución a los instrumentos de política económica, referidos a la política monetaria, la política de fijación de salarios y precios y la política fiscal.

El Contador Público al servicio del Estado, en entidades de gestión gubernamental, debe prestar su ayuda en forma permanente en el campo de su accionar.

El Contador Público al servicio del Estado, contribuye en entidades de gestión gubernamental con indicadores de gestión:

a) Eficiencia en el manejo de los recursos.

b) Eficiencia en el logro de las metas.

Estos indicadores se utilizan principalmente para medir los recursos disponibles y los empleados, las metas previstas y los resultados alcanzados, se expresan en cantidades monetarias o no monetarias, razones o número índices y permite establecer relaciones que revelen la eficacia del desempeño del Gobierno.

Los indicadores de gestión dan a conocer y permiten controlar el costo de los recursos empleados y la dimensión de los resultados  obtenidos; proporcionan elementos de juicio para evaluar los resultados de acción administrativa y sus efectos en el cuerpo social, para procurar mayor coherencia en las acciones del gobierno; aportan bases para definir las metas y las prioridades, para preparar racionalmente las decisiones políticas, presupuestarias y para utilizar los recursos en función de las finalidades perseguidas.

El Contador Público al servicio del Estado en entidades de gestión debe tener presencia ante los organismos de decisión de la Alta Dirección. Es necesario que su opinión, sus aportes sean escuchados, que participe en las decisiones, previo discusiones, que no se le considere como el funcionario que tiene como función principal presentar balances.

El perfil del Contador Público al servicio del Estado, debe contar con óptima formación profesional, ser líder, contar con capacidad descricional, permiable al cambio.

El Gobierno debe darle la posición que le corresponde tanto en el renglón remunerativo, como en su actualización y perfeccionamiento constante.

Su remoción debe estar sujeta a informes objetivos de la Contraloría de la República.

Una forma para cumplir tales propósitos es el planteamiento con la siguiente estructura donde la Contaduría posea el rango inmediato inferior de la Alta Dirección del Pliego Presupuestal.

ESTRUCTURA ORGÁNICA PROPUESTA

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* DIRECCIÓN GENERAL DE CONTABILIDAD o de  ADMINISTRACIÓN FINANCIERA dependiente directamente de la Alta Dirección.

EL DESARROLLO DEL PAÍS

Es indiscutible que la Gestión Financiera ha cobrado cada vez mayor importancia vale en nuestros países y que esa importancia se ha acrecentado junto con la necesidad de proporcionar a los gobiernos las herramientas que requieran para cumplir sus objetivos nacionales.

Dada la importancia del Gobierno como rector de la economía y la complejidad de las tareas de promotor que ha tomado a su cargo, la Contabilidad Gubernamental es una de las principales fuentes de información para las cuentas nacionales. Pero es ante todo, la herramienta fundamental del control de la eficiencia de la gestión de gobierno y la base para la rendición de cuentas de su desempeño.

El Gobierno presta servicio público o promueve el desarrollo de sectores prioritarios de acuerdo con los planes de desarrollo.

Está demostrado que sin gestión financiera de calidad no puede existir una buena gestión gubernamental.

La contabilidad que forma parte de las Ciencias Económicas, analiza el curso seguido por la producción, distribución y consumo de los bienes y servicios y la forma como influye en el desarrollo, hecho que significa desentrañar las tendencias de los cambios que se han producido en la vida de los pueblos.

Llegar a descifrar cuáles son las formas típicas de desarrollo, sus metas y sus principales avances, es uno de los objetivos de la gestión financiera. Podemos indicar que estos aspectos tienen la virtud de contemplar la dinámica de la sociedad en su quehacer político, científico y social.

El Sistema Propuesto favorece el proceso de crecimiento y desarrollo del país.

La Contabilidad Gubernamental no puede estar aislada tiene que adaptarse a las necesidades de la sociedad, y al avance científico tecnológico aunque a veces parece haber perdido todo contacto con la realidad y hay momentos en que se ve frente a una necesidad y no ha respondido. Es posible que ahora estemos viviendo en ese momento y que las necesidades del mundo globalizados dinámico en crecimiento y el desarrollo económico constituyan el nuevo reto que se lanza a la Contabilidad, para su integración en el mundo financiero.

Para cumplir los objetivos del más caro del Estado de un modo eficiente, es posible que tengamos que adoptar una nueva fase de la contabilidad, que inclusive ya parece encontrase entre nosotros, me refiero a la Contabilidad para el Desarrollo, que contribuye a alcanzar la calidad total en la gestión financiera.

CONCLUSIONES

PRIMERA: El Sector Gubernamental, en entidades de gestión, bajo un concepto macroeconómico, constituye en sí un gran ente y por tanto debería estar dotado de un cuerpo normativo en materia contable que asegure el cumplimiento de los objetivos trazados. En el Gobierno existe un estudio sobre la definición de la teoría fundamental de la Contabilidad Gubernamental.

SEGUNDA: Carencia de información -financiera presupuestal integral, producida en forma oportuna y confiable.

TERCERA: Falta de integración de los Sistemas Administrativos, lo que constituye un obstáculo serio a una sólida y eficaz gestión gubernamental. Los Sistemas Administrativos pretenden sobresalir uno sobre el otro. La normatividad muchas veces origina duplicidades y contradicciones no siendo consistente predomina el cumplimiento de reglas que resultados.

CUARTA: Habiendo sido prevista la Contabilidad de Costos en entidades de gestión gubernamental, ésta no ha sido implantada. La Contabilidad Gubernamental no puede a la fecha identificar y controlar los costos de sus programas, actividades y proyectos.

QUINTA: El Contador Público al servicio el Estado se encuentra postergado, relegado. Su trabajo no es valorado por la Alta  Dirección de los Pliegos Presupuestales, su remuneración es reducida y su posición en la estructura orgánica del ente es irrelevante.

SEXTA: El Plan Contable Gubernamental requiere ser perfeccionado al presentar vacíos a la problemática actual, no reflejar algunas cuentas la aplicación de técnicas y principios y adecuarla al proceso de regionalización del país.

RECOMENDACIONES

PRIMERA: Una de las actividades más importantes que deben abordar los organismos profesioales de mayor liderazgo en el país, llámese Contaduría Pública o Colegio de Contadores Públicos y las Universidades por separado o ambos, es la formulación del marco teórico doctrinal de la Contabilidad aplicados al Sector Gobierno.

El autor del presente trabajo señala algunos aportes que pueden ayudar a la normatividad tales como el Cumplimiento de dispositivos legales, expresión monetaria, control presupuestario, existencia permanente, integración de la información, valuación patrimonial, etc.

El marco fundamental de la teoría contable en el Sector Gobierno abarcará:

a) Cualidades de la información.

b) Objetivos de la Contabilidad Gubernamental.

c) Principios de la Contabilidad Gubernamental.

d) Características de la Contabilidad Gubernamental.

e) Adaptación de las Normas Internacionales al Sistema de Contabilidad Gubernamental.

SEGUNDA: La Administración Financiera tiene que ser reinventada. La integración de los Sistemas Administrativos es una prioridad sustantiva. Al respecto estimo necesario:

a) Que, todos los sistemas administrativos revisen y/o actualicen sus normas, haciéndolas más acordes al contexto  en que se vive, simplificando trámites, difundiéndole, efectuando seguimientos, evaluándolos. Es decir, convertir a los sistemas administrativos en verdaderas herramientas de gestión, darles una nueva concepción, entre otros a Presupuesto que debe ser más flexible una gestión de resultados dentro del marco normativo, es la aspiración.

b) Que, exista un Código Único de Procedimientos Administrativos que agrupe aquellos que son similares en varios sistemas, para evitar duplicidades y hasta contradicciones, propiciando la simplificación y organización administrativa.

c) Siendo la Contabilidad un Sistema de información financiera de primera fuente, donde se procesan datos de sistemas afines, propongo la creación del Sistema Contable (SIC), donde se establecerá una contabilidad para informes múltiples tal como se ha descrito en el desarrollo del trabajo, permitiendo contar Justo a Tiempo (JAT) con una cantidad y calidad de información para la toma de  decisiones. Este método es factible utilizando la Informática y los avances de la Administración aplicando la teoría de la Calidad Total.

Por lo que sostendría reducción de costos operativos y eliminación de trabas en una buena gestión.

El SIC brindará información a todos los sistemas y economizará recursos y tiempo, siendo más ágiles y eficientes las decisiones y los productos.

Además con la implantación del SIC podremos contar con una información oportuna, actualizada, racionalizando personal, eliminando críticas muy frecuentes a la Administración Pública.

TERCERA: La aplicación de la Contabilidad de Costos en los actuales momentos, es de urgente necesidad. Ya considerada  en los árboles del Sistema de Contabilidad Gubernamental Integrada, no debe encontrarse excusas para su paulatina implantación.

En el presente trabajo se hacen aportes para tal fin, que sumados a los que ya presentados en Congresos Nacionales, estudios del órgano rector y los que la aplican en entidades de gestión gubernamental, seguirán de base para elaborar el  Proyecto definitivo.

La finalidad es proveer información sobre el costo de programa tanto de servicio como de proyecto de inversión.

Se requiere para llegar a la alternativa planteada: elaborar un plan estratégico que comprenda.

a) Formación equipo técnico agrupando los servicios de acuerdo con las clasificaciones simples del presupuesto.

b) Incorporación al Plan Contable Gubernamental, la dinámica de cuentas que implique la relación entre la contabilidad de costos, financiera y presupuestal.

c) Difusión y capacitación, a través de entidades pilotos.

d) Diseño de formularios fijando sus procedimientos en su utilización.

e) Implantación en un período de un año como mínimo y dos como máximo.

CUARTA: Los Contadores Públicos al servicio del Estado en entidades de gestión gubernamental, deberán ocupar posiciones en la Alta Dirección de los Pliegos presupuestales, en las cuales emitan su opinión y sus recomendaciones sean valederas.

Para conseguir posición anterior es necesario que se emprenda las siguientes acciones:

a) El profesional Contador Público será el Contador del Pliego Presupuestal respectivo, estando en la estructura orgánica dependiendo directamente de la Alta Dirección para hacer llegar su opinión directamente.

b) El campo del Contador Público al servicio del Estado, será su intervención en el control interno, la Contabilidad Patrimonial, Presupuestal, Costos y la elaboración en las Cuencas General y Cuentas Nacionales.

c) El Contador Público al servicio del Estado, debe formar parte por lo menos de una Comisión de Trabajo permanente donde aporte conocimientos y experiencia. Dichas Comisiones técnicas presentarán anualmente trabajos para su debate.

d) Como consecuencia de lo anterior los organismos líderes de la profesión deberán convocar por lo menos una vez al año Convenciones de Contadores Públicos al servicio del Estado, por regiones y cada dos años a nivel nacional, para lo cual se fijarán reglamentos. El financiamiento estará a cargo de cada Pliego Presupuestal en la asignación 04 Transferencias corrientes y subsidios otorgados en un 50%. El restante 50% será cubierto por el participante si no ha presentado ningún trabajo y por el CONCYTEC si es que presenta un trabajo.

e) Los cargos de Contador General de un Pliego Presupuestal, serán considerados como parte de la carrera administrativa.

Solo podrán ser removidos y subrogados con opinión favorable de la Contraloría General de la República y/o por sentencia judicial.

f) Las remuneraciones del Contador Público al servicio del Estado, deben ser decorosos, pudiendo tomar como referencia la Unidad Impositivo Tributaria.

g) El Contador Público al servicio de gobierno, conocedor de la información Financiera, puede proyectar resultados esperados y decidir con criterio profesional la mejor opción para superar cualquier problema que se plantee, e influir en los que toman decisiones de manera que lo aprobado sea lo más prudente.

QUINTA: El Plan Contable Gubernamental tiene que presentar algunas variantes que la hagan compatible con el actual contexto económico social que origina hechos administrativos que son necesarios registrar con mayor propiedad. Existen cuentas que deben varias de dinámica, otras de presentación y otras hasta de clase si respetamos los principios y normas propuestos.

La propuesta tiende a convertir a la Contabilidad Gubernamental como elemento integrador de la Administración Financiera, superando las limitaciones actuales, aplicando los avances de la ciencia y tecnología.

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